Особенности архива в строительных организациях

Все предприятия, функционирующие на территории РФ, обязуются хранить определенные виды документации в соответствии с установленными правилами. Для строительных организаций к обязательному перечню добавляется еще одна крупная категория бумаг – технические документы.

Для удобства хранения и использования архивных документов в таких компаниях рекомендуется разделить бумажный массив на:

• управленческие документы, к которым относятся приказы, распоряжения по должностям, личные дела сотрудников, зарплатные ведомости, устав;
• технические документы – сметы, акты, схемы, графики, данные исследований и т. д.

Технические документы в архиве строительной организации

Строительство дополнительно регламентируется законодательством, документация подвергается проверкам, используется многократно на самых разных этапах компании – от получения разрешений до оформления собственности, сдачи в эксплуатацию и продажи. Многие документы из этой категории хранятся более 25 лет. Передаче в архив подлежит несколько видов технических документов:

• проектные – схемы и расчеты, архитектурные и инженерные решения, пояснительные записки;
• производственные – сертификаты на используемые материалы, акты выполненных работ, акты приемки, данные тестирований и лабораторных исследований;
• финансовые – сметы строительства, закупки материалов и расходов.

Все они оформляются в соответствии с установленным порядком архивирования документов и относятся к делам длительного хранения.

Как комплектуется архив строительной компании?

Пополнение архива организации происходит регулярно по заданной схеме. Ответственный сотрудник (или целый отдел, если это крупная организация) с определенной периодичностью выполняет проверку текущей документации, формирует дела, оформляет номенклатуру дел и помещает их в соответствующие разделы архива.

Если такой процесс в компании не налажен, маленький штат не позволяет взять дополнительного сотрудника для архивной работы, целесообразно передать ведение архива на аутсорсинг.

Помощь профессионалов

Компания «ОРБ» выполнит полный комплекс архивных услуг по формированию, комплектации и ведению архива. Зная специфику работы строительных предприятий, наши специалисты грамотно проведут экспертизу ценности бумаг, определят необходимость хранения, категории, сроки и другую принятую классификацию. Кроме того, вы можете воспользоваться услугой хранения документов в наших помещениях. Получить подробную консультацию по всем возникшим вопросам можно по телефону либо через форму обратной связи на сайте.