Ответственность за нарушение правил архивного хранения

Хранение и уничтожение документов в организациях, зарегистрированных на территории России, осуществляется в соответствии с положениями Федерального закона ФЗ- N 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01 октября 2004г (опубликован и веден в действие 27 октября 2004 года).

Ответственность за организацию и оформление архивного хранения перед государственными структурами Российской Федерации возложена непосредственно на руководителя компании.

Обязанности по внутреннему управлению архивным хранением закрепляются за выделенным работником предприятия, действующим на основании должностной инструкции и прошедшим необходимое архиварусное обучение.

В случае передачи дел сторонней компании для внеофисного хранения документов, ответственность за соблюдением норм и правил хранения несут уполномоченные представители данного фонда. Негосударственные архивы в обязательном порядке должны иметь лицензию на право занятий данным видом деятельности.

Привлечение к ответственности

Нарушение правил комплектования, фондирования, размещения и использования документов, находящихся на архивном хранении в организации провоцирует привлечение к ответственности (гражданско-правовой, административной, уголовной) согласно законодательству РФ, что определено в ст. 22 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

За несоблюдение норм архивного хранения или в случае неправомерного уничтожения документов, ранее установленной даты ликвидации на саму фирму и лично руководство компании может быть наложен административный штраф. Размер определяется в соответствии с утвержденным коэффициентом МРОТ и может составлять сумму до 5 000 рублей (п.15.11 КоАП РФ). Представителями проверяющих органов составляется акт о нарушении норм архивного хранения, который оспаривается только в судебном порядке.

При отсутствии бухгалтерского документа, для которого не истек срок архивного хранения, и при условии, что его игнорирование повлекло за собой изменение налоговой базы в сторону понижения, предприятие уплачивает штраф в размере 15 % от суммы пересчитанного налога.

При грубых нарушениях хранения и уничтожения документов возможно привлечение руководителя фирмы, главного бухгалтера и уполномоченного сотрудника к уголовной ответственности.