Перечень документов, подлежащих архивному хранению

Новый перечень документов, подлежащих архивному хранению, вступил в силу еще 1 октября 2010 г. С тех пор прошло более 4 лет, однако по-прежнему остаются организации, которые не до конца разобрались с действующими нормативами и изменениями. Именном поэтому в этой статье мы решили рассказать об актуальном перечне документов, подлежащих архивному хранению.

Нормативная база

Итак, во-первых, нужно отметить, что, начиная с 2010 г., составление номенклатуры дел и определение сроков их хранения осуществляется в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558». Данный документ состоит из 12 разделов (в их числе: «Планирование деятельности», «Учет и отчетность», «Трудовые отношения» и т.д.). В каждом из этих разделов содержится информация о том, как долго нужно хранить те или иные документы, связанные с соответствующим видом деятельности.

Как и прежде, это три вида сроков: постоянный, временный (до 10 лет) и временный (свыше 10 лет). В связи с этим в Перечне используются следующие обозначения:

• 5, 10, 15, 75 лет – прямое указание на то, что документ должен храниться в течение данного периода с момента истечения срока его действия. Если рядом с установленным сроком в Перечне стоит отметка ЭПК, это означает, что часть документов данной категории может требования постоянного хранения.
• «Пост.» – постоянные сроки хранения действуют в отношении организаций, которые являются источником комплектования государственных и муниципальных архивов. В отношении остальных предприятий применяется правило, согласно которому бумаги с такой отметкой должны храниться не менее 10 лет;
• «до минования надобности» – данная отметка говорит о том, что тот или иной вид бумаг не представляет практической ценности и может храниться до тех пор, пока не отпадет в них надобность, но не менее 1 года.
• ** – две звездочки в графе о сроках хранения говорят о том, что в случае ликвидации компании, которая не является источником комплектования архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

Наряду с этим, в Перечне содержится дополнительная графа «Примечания», к содержанию которой также нужно быть предельно внимательным. В ней прописана такая важная информация, как: дополнительные условия, при которых сокращается или продлевается срок хранения документов, индивидуальные сроки для отдельных бумаг в группе и т.д.

И главное, не забывайте, что грамотная работа с Перечнем – это необходимое условие правильной организации архивного хранения документов на предприятия, спокойствие и уверенность в завтрашнем дне.