Приём и обработка поступающих в организацию документов

Чем крупнее организация, тем больше корреспонденции поступает в нее ежедневно. Однако и в небольших компаниях возникает проблема с приемом и обработкой приходящих бумаг, поскольку чаще всего при малом штате для этого не выделяется отдельный сотрудник, и подобные обязанности ложатся на плечи секретаря. В любом случае каждое поступление должно приниматься по правилам, своевременно обрабатываться и перераспределяться внутри компании.

Прием и обработка поступающих в организацию документов ведется с соблюдением установленных правил. Ответственное лицо следит за их исполнением и:

• проверяет правильность реквизитов;
• возвращает принятые по ошибке бумаги и бандероли;
• перенаправляет поступления в нужные отделы;
• контролирует получение корреспонденции сотрудниками организации;
• дублирует важные документы;
• регистрирует подлежащую данной процедуре часть бумаг.

Все эти действия совершаются каждый день, иначе есть риск не справиться с потоком поступающей информации. Чтобы избежать возможных проблем, при приеме и обработке приходящих в организацию документов необходимо соблюдать требования законодательства и положения инструкции по делопроизводству, разработанные внутри компании.