Основные принципы экcпертизы ценности

Документы обеспечивают хранение и накопление данных, а также доступ к ним при необходимости. Но как источники информации они не одинаково ценны. В одних бумагах – сведения, имеющие разовое значение, и после использования к ним больше не возвращаются. В других – данные, которые могут потребоваться в течение какого-то определенного времени. В третьих – информация о трудовой деятельности граждан, их образовании и личные данные. Она имеет ценность для конкретных людей, но с течением времени теряет свою нужность. И есть документы, содержащие данные, ценные для науки или практических целей. Их стоит хранить постоянно.

Экспертиза ценности документации в делопроизводстве

Оставлять все бумаги нецелесообразно. Для этого потребуются дополнительные архивные помещения, специальное оборудование и сотрудники, которые будут следить за архивом, и найти нужный документ в груде бумаг будет сложно. Экспертиза ценности определяет важность информации на данный момент и в будущем и устанавливает срок хранения документации. Это комплексная работа, основанная на принципах всесторонней оценки документов в соответствии с установленными критериями. Экспертиза ценности должны проводиться регулярно и отбирать бумаги на хранение в организации, государственное хранение или утилизацию.

Критерии экспертизы ценности

Экспертиза ценности документов осуществляется по следующим критериям:

• происхождение – определение роли, места организации или лица, составившего документ, в системе конкретной сферы деятельности или государственного управления, значимости составителя, времени и места образования документа;
• содержание – оценка важности отображаемого в документе факта (события, явления, предмета), значимости и качества отображения данных, дублируемость в других источниках, целевое назначение, подлинность и разновидность документа;
• внешние особенности документа – проверка юридической достоверности (присутствие подписи, печати, даты), наличия различных резолюций, пометок, физического состояния бумаги, особенностей изложения текста.

Помимо этих основных критериев экспертизы ценности, применяют общие принципы оценки:

• Значимость организации или лица, благодаря которым образовался документ. На сегодня существует огромное количество органов власти, учреждений и предприятий различного уровня и формы собственности, и чем большую роль они играют в жизни общества, тем более важен документ, созданный ими.
• Значимость содержания документа. В каждой организации вся документация делится на организационно-распорядительную и справочную. Первая отображает деятельность предприятия, а вторая исполняет вспомогательную функцию и со временем теряет актуальность.
• Значимость времени и места создания документа. В разные периоды функционирования общества документы имеют различное значение, и при оценке их ценности это необходимо учитывать.

Все критерии и принципы имеют большое значение для проведения качественной экспертизы ценности и применяются к любой документации.