Проблемы современного делопроизводства

Делопроизводство в современных компаниях – сложный многозадачный процесс, предполагающий работу с большим массивом данных.

Именно внушительные объемы документов на бумажных носителях сегодня представляют основною проблему делопроизводства. Традиционный формат обработки и хранения данных перестает соответствовать актуальным потребностям организации.

Бумажный документооборот в современных реалиях является низкоэффективным, что доказывают:

• нерентабельность затрат на бумагу и печать;
• высокие риски потери, повреждения бумажных носителей – при проверках отказ предоставить документацию влечет за собой штрафные санкции;
• весомые затраты на содержание бумажного архива – поддержание порядка в хранилище, обеспечение к нему доступа требует профессионального участия;
• сложность поиска необходимого документа, особенно старого;
• невозможность использования одного экземпляра несколькими структурными подразделениями одновременно;
• финансовые, временные расходы на сортировку, распределение и ввод данных вручную.

Внедрение информационных технологий в делопроизводство позволило электронным документам стать достойной альтернативой традиционных бумажных носителей и повысить эффективность процессов управления предприятием. Современная система совершенствования делопроизводства направлена на сокращение объема бумажных документов. Подобную возможность предоставляет процесс перевода документов в электронный формат. Электронный документооборот позволяет повысить оперативность, функциональность компании в целом, ускорить процесс взаимодействия с партнерами, снизив при этом экономические затраты на использование бумажных носителей и труд персонала.

Помимо создания новых документов в электронном виде, существует возможность оцифровки данных. С ее помощью вы можете в любой момент воспользоваться занесенными в цифровой архив сведениями.

Сканирование – оптимальный вариант для оцифровки документов. Благодаря этой опции в электронный формат переводят и нестандартные, ветхие, рукописные документы.

Для однотипных и поддающихся расшивке экземпляров применяется поточное сканирование, обеспечивающее высокую скорость оцифровки данных. Нестандартные экземпляры обрабатываются вручную.

После этапа сканирования документация проходит обязательную проверку, которая позволяет убедиться в корректности информации.

В зависимости от потребностей предприятия, после перевода бумажного архива в электронный вид возможно формирование информационной базы данных или электронного архива с созданием инструментов быстрого поиска источников в корпоративной системе.

Электронный документооборот позволяет решить сразу несколько задач для повышения эффективности делопроизводства, а именно:

• значительно повысить скорость обработки документов;
• снизить трудозатраты;
• внедрить единые стандарты в области делопроизводства и документооборота, облегчить работу с источниками;
• повысить оперативность предоставления информации.

Оптимизировать делопроизводство вашей организации помогут опытные специалисты компании «ОРБ». Для получения подробной консультации по всем возникшим вопросам свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 734-78-00 или через форму обратной связи на сайте.