Программы для систематизации документов

Систематизация документов — основа порядка и стабильной работы организации. Современный документооборот включает в себя множество бумаг, которые необходимы не только в момент их создания, но и после. Они требуются для работы, формирования справок, а часть необходимо хранить в соответствии с 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 и другими нормативами.

На помощь сегодня приходят новые технологии. Это электронные базы, оцифрованные архивы, программы для систематизации документов — все эти программы существенно упрощают положение дел. Однако без специальных знаний в этой области все равно не обойтись.

Чем удобны специализированные программы

Систематизация документооборота с помощью ПО не отменяет необходимость в специалистах, но берет на себя часть функций. В первую очередь здесь приходят на помощь электронные базы — программы, предусматривающие удобный многоуровневый доступ к оцифрованным документам. При внедрении такой программы существующие бумаги упорядочиваются, а новые добавляются в уже существующую систему, где сразу занимают правильное место. Для удобства поиска можно прописать каждому документу следующие данные:

• дату создания и исполнения;
• дату окончания срока хранения;
• отдел формирования;
• к какой сфере относится (бухгалтерия, личный состав, учредительные д-ты и т. д.);
• примечания.

В зависимости от особенностей организации этот список может меняться и дополняться.

Профессиональная систематизация документов

Независимо от того, какие программы используются для систематизации документов, выполнить ее без соответствующих знаний и навыков будет очень сложно. Поэтому сегодня все чаще руководители обращаются в архивные организации, которые оказывают услуги по ведению документооборота.