Разработка гибридного архива организации

Гибридный архив представляет собой смешанный тип хранения. Такой вариант наиболее удачен для средних и крупных компаний. Гибридный архив позволяет сохранить оригиналы документов, обеспечить быстрый доступ к информации.

Особенности гибридного архива

Бумажный архив – традиционный способ хранения документов, достаточно удобный и широко распространенный. Для его полноценного функционирования необходимо присутствие сотрудников (поддержание порядка, пополнение и обновление единиц хранилища, выдача экземпляров), оборудование помещения под архив, места работы с документами. Основной плюс традиционного архива заключается в доступности оригиналов: так, во время проверок эксперты изучают копии, при возникновении возможных вопросов предоставить им оригиналы будет нетрудно.

К преимуществам электронного архива относят:

• возможность удаленного доступа из любой точки мира;
• быстрый поиск нужного документа (буквально несколько минут);
• контроль за доступом к информации и сохранением конфиденциальности.

Гибридный вариант архива соединяет в себе плюсы бумажного и электронного хранилища. Кроме того, такой вариант организации архива позволяет:

• обеспечить возможность быстрого восстановления утраченных документов;
• сократить риск утери информации (резервное цифровое копирование, размножение бумажных экземпляров);
• универсальность в работе – с гибридным архивом справятся сотрудники разного уровня подготовки.

Оборудование места хранения

Гибридный архив позволяет хранить часть документации в бумажном виде, остальное – в электронном. Таким образом оптимизируются расходы на создание архива; главное – правильно рассортировать документы.

Организацию гибридного хранилища вы можете доверить опытным специалистам компании «ОРБ». Для уточнения условий сотрудничества свяжитесь с менеджером по телефону либо заполните форму обратной связи на сайте.