Ретроконверсия документов

Ретроконверсия документов – преобразование информации в цифровую форму. Ретроспективная конверсия бумажных носителей актуальна не только для предприятий, но и учреждений культуры (музеи, театры, галереи), образования и просвещения (библиотеки).

Методы ретроконверсии

Преобразование информации с бумажных носителей возможно двумя способами:

• вручную – его используют при обработке старых письменных источников, объемных фолиантов;
• автоматически — сканирование и распознавание текстов, сканирование изображений и документов без распознавания.

Также в ряде случаев можно воспользоваться уже составленными каталогами, в которых размещена информация о нужных документах. Такое случается, если оцифровка была проведена одним из предприятий системы, профильным ведомством или смежной структурой.

Организация ретроконверсии

При масштабной оцифровке документов в первую очередь составляется план работ с подробным расчетом затрат, списком техники и необходимых специалистов. Важно сразу систематизировать оцифрованные бумаги, иначе затем может возникнуть путаница. Перед началом работ с крупной партией документов следует:

• учесть мощность техники и предусмотреть возможность заменить ее, если какой-то аппарат выходит из строя;
• назначить ответственных за реализацию каждого этапа оцифровки сотрудников;
• подготовить систему электронного учета, которая позволит сразу вносить данные.

Если вы хотите провести оцифровку документов оперативно, профессионально и грамотно, реально улучшить качество документооборота своего предприятия, создать современный удобный архив, воспользуйтесь услугами профильных специалистов.