Системы хранения документов

Хранить документы компании, которые образовались в процессе ее деятельности, можно несколькими способами: в специализированных архивных организациях или непосредственно в офисе, путем создания собственного архива.

Комплектованием архива предприятий, в зависимости от масштабов их деятельности, могут заниматься обычные сотрудники или специальные – руководители архива, архивариусы. В идеале для размещения архива необходимо выбрать отдельное помещение, оборудованное дверьми с высокой технической укрепленностью, замками повышенной секретности или СКУД. Кроме этого, эти комнаты должны быть удалены от опасных объектов, воды и солнечного света.

Средства хранения документов

Для хранения архивных документов используют современное оборудование:

• офисные сейфы – бывают модели различных размеров и конфигураций, отдельно стоящие или встроенные. В сейфах удобно хранить бухгалтерскую документацию компании, архивы, печати. Офисные сейфы имеют высокопрочный корпус, оснащены надежной системой запирания и имеют презентабельный вид. Выбор сейфов производится в зависимости от условий хранения и количества документов;
• архивные стеллажи – могут быть передвижными (мобильными) и стационарными. Зачастую стеллажи представляют собой надежную конструкцию, выполненную из металла. Они имеют небольшой вес, но отличаются высокой грузоподъемностью. Кроме того, стеллажи могут быть разобраны и собраны снова, а их параметры (высота и количество полок) варьируются в зависимости от потребностей;
• металлические архивные шкафы – изготавливаются из стальных листов, имеют различный размер и конфигурацию. Как правило, их оснащают съемными полками, надежным замком и удобными дверцами с плавным бесшумным ходом. Шкафы обеспечивают надежную защиту архивных документов.

Систематизировать и упорядочить документы для их дальнейшего хранения помогают особые приспособления:

• классический архивный короб-модуль, который имеет жесткую конструкцию и оснащен возможностью опломбировки. Модель такого типа отлично подходит для хранения секретных бумаг, документов длительного и постоянного срока хранения;
• папки –могут быть картонными или пластиковыми, с разделителями и без, с неограниченным количеством отделений, традиционной формы или в виде боксов. Обычно в таких папках хранят первичные учетные, банковские документы;
• модули – представляют собой коробки с обычной крышкой, торцевым или фронтальным открытием. В них можно размещать документы временного или длительного срока хранения;
• картотеки – бывают с разделителями или без, различного размера и конструкции. В них удобно хранить упорядоченные по номерам, хронологии или видам документы, к которым необходим постоянный доступ.

Выбирать технологию и оборудование для хранения документации нужно, руководствуясь объемами бумаг, габаритами архивного помещения, требованиями к безопасности, степенью доступа к документам.