Сканирование большого объема данных

Сканирование документов – неотъемлемая составляющая документооборота любой современной организации. Подобной манипуляции подвергается практически все – от паспортов сотрудников и других документов из их личных дел до непосредственно деловых бумаг. По этой причине очень важно грамотно наладить систему сканирования.

Сканирование при создании электронного архива

Первичная оцифровка документов в организации – серьезная задача, которая проходит в несколько этапов:

• экспертиза ценности документов;
• разработка системы, каталога, тегов и прочих атрибутов для последующей работы с документами;
• техническая подготовка (закупка оборудования, обучение персонала или подбор стороннего исполнителя);
• сканирование;
• обработка оцифрованных данных.

Все эти процессы требуют понимания общей системы и обладания определенными навыками, без которых решение даже простых задач весьма затруднительно.

Как избежать проблем при цифровой обработке большого массива документов?

Обычно сложности вызывают:

Оборудование. Обычный офисный сканер не годится для работы с большими объемами бумаг: он не обладает необходимым техническими характеристиками, параметрами, разрешением и т.д. Кроме специализированного сканера, для масштабной оцифровки потребуется также распознающее программное обеспечение. Если речь идет о создании архива, нужна и сама электронная база, в которой будут храниться упорядоченные данные.

Организация работы. Порядок и время проведения каждого из этапов процесса оцифровки, важные нюансы и детали известны только специалистам.

Обучение персонала. Одного умения пользоваться офисным сканером недостаточно при оцифровке документов архива. Обычный секретарь или архивариус смогут выполнить подобную задачу только после обучения.

Экспертиза ценности после сканирования

Чтобы не хранить в базе лишние бумаги и/или уничтожить бумажные носители, необходимо проанализировать документы. Экспертиза ценности представляет собой процесс сверки и сортировки бумаг по срокам хранения. Устаревшие экземпляры уничтожаются по установленным правилам. Выполнять экспертизу можно после сканирование или параллельно с ним.

Для выполнения масштабной оцифровки данных обратитесь в компанию «ОРБ». Опытные специалисты оперативно и качественно выполнят любые работы в рамках создания электронного архива, цифрового документооборота. Для получения консультации свяжитесь с менеджером по телефону +7(499) 112-15-11.