Сканирование как способ сэкономить на хранении документов

Сканирование представляет собой перевод печатных материалов в электронный формат. Основная задача данной процедуры состоит в том, чтобы сделать более удобным поиск документов и работу с ними.

К услугам сканирования рано или поздно прибегает любая организация. Создание электронного архива не только позволяет систематизировать документы и упростить их использование, но и бережет время, средства и офисное пространство.

Экономия средств

Электронный архив – это всегда прекрасная альтернатива бумажному и в первую очередь в финансовом плане. При использовании оцифрованных документов сокращаются или полностью исчезают расходы по следующим основным статьям:

• печать и создание копий;
• организация и содержание специального помещения для хранения документов;
• оплата труда сотрудника, отвечающего за ведение архива;
• уничтожение ненужных бумаг;
• транспортировка и отправка документов клиентам, партнерам и в другие территориально удаленные филиалы компании.

Чем больше документооборот на предприятии, тем ощутимей будет экономия денежных средств.

Особенно актуально это для компаний с распределенной структурой. В данном случае сканирование и последующее создание электронного архива позволит заметно сократить число командировок (когда необходимо срочно передать какие-либо документы), снизить расходы на почтовые услуги и т.д.

Экономия места

Сканирование документов позволяет сэкономить и драгоценные квадратные метры офисного пространства. При переводе бумаг в электронный формат снимается необходимость установки громоздких стеллажей и полок для множества папок и т.д. Появляется возможность более эффективно использовать освободившееся пространство. Например, под организацию новых рабочих мест или зоны отдыха для сотрудников или клиентов.

Экономия времени

Сканирование в конечном итоге влечет за собой и заметное сокращение временных затрат на работу с документами. Сотрудникам не нужно ходить на склад и тратить время на поиски интересующих бумаг. Любой документ теперь легко можно найти, не покидая рабочего места, за считанные секунды. Кроме того, нет необходимости «ждать своей очереди», поскольку одну и ту же электронную копию могут одновременно просматривать сразу несколько сотрудников.

Таким образом, благодаря сокращению временных затрат на работу с документами электронный архив напрямую способствует повышению производительности труда.