Составление описи документов: рекомендации экспертов

Опись документов лишь на первый взгляд кажется малозначительными сведениями. На самом деле удобство использования архива и делопроизводства в целом во многом определяется именно тем, насколько профессионально и качественно она составлена.

Описью называют архивный справочник, состоящий из:

• оглавления (либо справочного аппарата);
• описательных статей;
• выводов;
• листа-заверителя (с печатью предприятия и подписью ответственных лиц).

На основании такого архивного справочника составляют другие подобные документы – путеводители, каталоги, указатели и т.д.

Кто должен составить опись?

Выполнить эту ответственную задачу может:

• глава предприятия – при условии, что у него достаточно времени и навыков для выполнения подобной работы;
• секретарь;
• сотрудник архива, документовед – если в вашей фирме трудится профессионал, хорошо знакомый с ведением архивного дела и достаточно опытный в данной области, за качество описи можно не волноваться. Но одного профессионализма здесь недостаточно: сотрудник должен располагать достаточным количеством времени, ему могут потребоваться помощники. Такой вариант приемлем далеко не для всех компаний.

Как застраховать себя от ошибок при составлении описи?

Самый верный способ – доверить эту работу профессионалу. Опытные специалисты компании «ОРБ» выполнят полный комплекс архивных услуг, оперативно и качественно решат актуальные задачи по документообороту, в том числе составление описей различного назначения. Уточнить условия сотрудничества и получить подробную консультацию можно по телефону либо заполнив форму обратной связи на сайте.