Опись дел и документов

Прежде чем документация отправляется на архивное хранение дел, осуществляется опись бумаг. Это своего рода справочник, в котором собраны заголовки дел. Благодаря нему можно обеспечить систематизацию документов, с которыми должны быть проведены архивные рыботы, раскрыто их содержание и быстро найдены нужные виды материалов.

Правила составления описи документов

Существует специальная форма, в соответствии с которой составляется опись дел. Обязательно должен присутствовать титульный лист, а если необходимо – то и подтитульный, на котором перечисляются все изменения в подчиненности и названии организации. Также составляется оглавление, предисловие, представляющее собой подобие исторической справки, список сокращенных терминов и указатели. Законченная опись должна быть утверждена основным лицом организации, а затем согласована с экспертной комиссией.

Опись документов, отправленных на архивное хранение, представляет собой совокупность годовых разделов. Она составляется отдельно для дел временного и постоянного периода сохранности, документов, которые являются специфическими для данного производства, дел по личному составу, ведомственных изданий служебного типа. Описательная статья содержит в себе информацию о каждом деле. Она включает в себя перечень элементов, установленных формально, а именно:

• номер;
• индекс;
• заголовок, который должен соответствовать заглавию дела;
• дату;
• количество страниц;
• срок хранения;
• примечания.

Для документов постоянного хранения, срок нахождения в архиве не проставляется.

Функциональное назначение описи дел

Опись документов, отправленных на архивное хранение, должна составляться в 2-х экземплярах. Первый из них отправляется вместе со всеми описанными делами в архив, а вторая часть будет находиться в структурном подразделении.

Опись документов, которая была передана в ведомственное хранилище, в дальнейшем служит основой для составления годового списка. Изготавливаемая в четырех экземплярах, она после визирования председателем экспертной комиссии и руководителем органа документационного обеспечения управления, в дальнейшем передается в государственный архив.

Чтобы упростить поиск документов в организации, может составляться внутренняя опись, которая является подобием оглавления к хранящимся делам. Такие реестры в обязательном порядке составляются для трудовых соглашений, личных, следственных, особо ценных и судебных материалов, а также дел, заголовки которых не отражают содержание документации.