Способы восстановления утраченных документов в организации перед проверками

Сверка наличия и состояния документации – обязательная процедура, которую необходимо проводить каждому предприятию. В случае обнаружения пропажи предусмотрен алгоритм действий, однако восстановление утраченных источников занимает время, поэтому лучше удостовериться в их сохранности заранее.

Сверка документов и действия при обнаружении утраты

Если зафиксирована утеря документов, необходимо в первую очередь установить полный список недостающих бумаг. Для этого руководитель назначает комиссию – для полной сверки архива, составления списка отсутствующих единиц и расследования причин их пропажи.

Способы восстановления документов

Большинство сведений фиксируется в бумажном и электронном виде, что позволяет восстановить утраченную информацию, даже если копий в компании не осталось. Например, для этого можно:

• проверить цифровые архивы, системы учета и документооборота – в них могут быть электронные версии утерянных бумаг;
• обратиться к контрагентам/клиентам/партнерам, с которыми связаны утраченные бумаги, и запросить копии у них;
• обратиться в налоговую и/или статистические центры, куда ранее поступала информация, и получить дубликат оттуда.

После восстановления документов первичной отчетности необходимо заново сформировать журнал хозяйственных операций и еще раз проверить соответствие всех данных. Если все в порядке, можно считать предприятие готовым к проверке. А чтобы она не застала вас врасплох, доверьте ведение своего архива специалистам компании «ОРБ».