Срок хранения кассовых документов в архиве организации

Кассовая документация — основные бумаги, подтверждающие хозяйственную и финансовую деятельность организации. Первичные документы, по которым выполняются базовые операции, хотя и дублируются потом в отчетах, все равно подлежат хранению в архиве.

Виды документов и сроки их хранения

К кассовым документам относятся:

• приходные и расходные ордеры;
• кассовые книги;
• книги учета денежных средств, принятых и выдаваемых кассиром;
• расчетные ведомости по заработной плате сотрудников;
• платежные ведомости.

Все эти бумаги относятся к первичным документам, для которых установлен общий срок хранения - 5 лет. Подробнее сроки хранения разных видов первичных документов прописаны в Федеральном Законе №129 «О бухгалтерском учете» от 23.02.1996 г. Также информация, касающаяся кассовых документов, содержится в Налоговом кодексе РФ.

Законодательство и ответственность

Ответственность за хранение кассовых документов при отсутствии архива несут руководитель организации и главный бухгалтер. Если же в компании есть сотрудник архива с прописанной должностной инструкцией, ответственным назначается он. Непосредственно кроме хранения необходимо обеспечить безопасность хранилища и решить ряд технических вопросов, возникающих при организации архива.

Хранение кассовых документов регламентируется целым рядом актов - ФЗ «О бухгалтерском учете», Налоговым кодексом РФ, приказом Госкомстата, положениями Центробанка. Ответственный сотрудник также обязан отслеживать изменения в законодательстве и учитывать их при ведении архива.

Часто в качестве альтернативы организации предпочитают отдать архив на аутсорсинг, что экономит и время сотрудников, и существенно оптимизирует работу компании в целом. Заказать полный комплекс качественных услуг по организации документооборота вы можете в компании «ОРБ».