Сроки хранения отдельных видов документов

При установлении времени содержания первичных документов организаций всех форм собственности следует руководствоваться следующими нормативными положениями:

• статьей 17 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете"
• статьей 23 Налогового кодекса РФ;
• частью 2 статьи 28 ФЗ от 24.07.09 № 212
• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Ответственность за сохранность бумаг возложена на руководителя предприятия Главный бухгалтер отвечает за контроль времени хранения, классификацию и формирование номенклатурных дел компании.

Регламент хранения

Новый Перечень содержит основные правила содержания типовой первичной документации, образующейся в процессе деятельности предприятий любой организационно-правовой формы собственности.

Сроки хранения документов делятся на временные и постоянные. В первом случае устанавливается определенный период в годах, во втором - документация не может быть уничтожена и должна быть передана в архив. Если предприятие не является источником комплектования государственных и муниципальных архивных учреждений, постоянный период содержания не может быть менее 10 лет.

При исчислении периода сбережения номенклатурных дел производится расчет, начиная с 1 января следующего (за периодом делопроизводства) года. Указание времени «до минования надобности» означает обязательное хранение не менее 1 полного отчетного года.

Сохранение первичных документов может быть произведено как на бумажных формах, так на электронных носителях, сроки при этом остаются неизменными.

Хранение бухгалтерских документов, как правило, осуществляется в течение пяти лет. Исключения составляют:

• бухгалтерская документация по международным стандартам – постоянно;
• годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ – всегда;
• книги учета доходов и расходов для организаций и ИП на УСН – постоянно;
• оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте – 10 лет;
• налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по ЕСН, формы № 1-НДФЛ, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, сведения о доходах физических лиц при отсутствии лицевых счетов – 75 лет;
• ведомости по выдаче дивидендов – 75 лет;
• счета-фактуры – 4 года.

Документы по оформлению трудовых отношений и кадровому учету имеют следующий период хранения:

• полисы страхования гражданской ответственности при опасных и вредных производствах – постоянно;
• карты аттестации, утвержденные нормы и стандарты рабочих мест – 45 лет;
• заключения о сокращении продолжительности рабочего дня на вредных производствах – 75 лет;
• графики учета рабочего времени: при стандартном производстве – 5 лет, при вредном – 75 лет;
• личные дела – постоянно;
• командировочные удостоверения для работников Крайнего Севера и приравненных к ним территорий – 75 лет;
• книги регистрации прибытия и выезда, журналы учета, выездные дела специалистов, работающих от компании за рубежом – 75 лет;
• документация по ведению трудовых книжек и вкладышей к ним – 75 лет;
• невостребованные оригиналы личных документов сотрудников – 75 лет;
• карточки учета выдачи справок о размере заработной платы, стаже, занимаемой должности – 5 лет.

Уменьшать сроки содержания, установленных в Перечне, организация не имеет права. По решению главного исполнительного органа компании, наблюдательного совета или собрания акционеров (для АО), продолжительность архивного хранения может быть увеличена, что оформляется специальным распоряжением или внесением соответствующих поправок в Устав.