Сшивка документов в архивном деле

Такая элементарная процедура, как сшивка бумаг, лишь на первый взгляд не имеет особенного значения. Между тем, она выполняет множество важных функций, в том числе:

• группировка сведений – документы объединяют по какому-либо характерному признаку, поэтому отследить их становится проще;
• ускорение поискового процесса – вы будете точно знать, в каком именно деле лежит та или иная бумага;
• гарантия сохранности – скрепленные между собой документы защищены от потери лучше разрозненных;
• оптимизация пространства хранения;
• стандартизация архива;
• защита от подделок – удалить или заменить оригинал из сшитого дела очень трудно.

Сшивка является обязательным условием хранения некоторых видов документов (в том числе бухгалтерских).

Правила сшивки архивных бумаг

Экземпляры подшиваются в дело без дополнительных защит (папок, файлов); исключение составляют лишь бумаги особой важности, в том числе со средствами защиты от подделок (голограммами, тиснением и т.д.). Слишком частое использование полиэтилена снижает качество хранения, так как документы становятся более скользкими.

Отверстия для сшивки делают при помощи дырокола. Чтобы срез подшитого дела был ровным, перед выполнением отверстий проверьте положение документов в стопке. Размещенные поперек листа документы сшивают перпендикулярно к остальным. Удалите металлические скрепки и скобы, заменив их на клей, иначе сшивка может быть затруднена. После формирования дел можно передать их в архив либо упаковать в короба для долговременного хранения. Для идентификации на них указывают только числовой код, поэтому нужно продумать содержимое каждой из коробок, чтобы облегчить дальнейший поиск.