Требуется ли подготовка папок и бумаг перед сканированием?

При создании электронного архива предприятия документы на бумажных носителях переводятся в цифровой формат. После оцифровки экземпляры сохраняются чаще всего в формате JPEG, PDF.

Нужна ли особая подготовка папок и бумаг к сканированию?

Подготовка документов и папок к сканированию обязательна. Она представляет собой достаточно трудоемкий процесс, включающий:

• сортировку – по видам, датам, принадлежности к тому или иному делу, так как находящиеся в одном деле документы сканируются и сохраняются единым файлом;
• расшивку папок, освобождение от файлов;
• разброшюровку документов с удалением скрепок и скоб;
• разделение исходника на отдельные листы;
• выбор способа сканирования - поточный или полистовой;
• раскладку рассортированной документации по пакетам для поточного сканирования;
• определение параметров сканирования;
• выбор полей индексирования для создания базы данных;
• определение места хранения файлов с последующей индексацией документов по заданным параметрам;
• нанесение штрихкодов – при необходимости.

Ответственным моментом является выбор способа сканирования – с расшивкой или без неё. Дело в том, что расшивать некоторые виды документов юридически недопустимо, так как при разделении на листы информация может утратить свою актуальность. Для подобных источников подходит сканирование только на планшетных или планетарных книжных сканерах.

При оцифровке подлежащих расшивке документов также принимается решение о ее целесообразности, поскольку процесс занимает достаточно много времени. Если документы подготовить неправильно, можно нарушить последовательность листов. Чтобы избежать подобных ситуаций, перед расшивкой первые листы документов маркируют штрихкодами.

Процесс оцифровки документации значительно упрощается, если им занимаются профессионалы. Специалисты компании «ОРБ» имеют многолетний опыт успешного выполнения архивных работ любого уровня сложности. Доверив процесс сканирования нашим сотрудникам, вы:

• сэкономите время, финансовые и трудовые резервы;
• получите готовые оцифрованные экземпляры высокого качества, отсканированные на профессиональном оборудовании;
• можете быть уверены в соблюдении полной конфиденциальности.

Для получения подробной консультации по всем возникшим вопросам, обсуждения условий сотрудничества свяжитесь с менеджером по телефону +7 (495) 734-78-00 или через форму обратной связи на сайте.