Уничтожение и архивная обработка документов при ликвидации предприятия

После того как руководство принимает решение о прекращении деятельности своего предприятия, ему необходимо уделить внимание вопросу, касающемуся дальнейшей судьбы документации ликвидируемой организации.

В обязательном порядке создается ликвидационная комиссия, которой передаются все материалы организации. Осуществляется составление передаточного акта – одного из основных документов. Он содержит перечень трех видов бумаг: временного и постоянного хранения, а также кадровых дел.

Систематизация и архивное хранение документов

Так как оформление архивных документов – довольно длительный и трудоемкий процесс, организации редко занимаются этим самостоятельно. Ликвидационная комиссия чаще всего заключает договор с коммерческой архивной компанией, которая берет на себя все обязанности по оформлению и архивному хранению переданных ей документов. К таким услугам относятся: анализ, разбор, систематизация, экспертиза материалов и предоставление научно-справочного аппарата. В обязательном порядке делаются копии страховых документов.

Все деловые бумаги ликвидируемой организации, касающиеся кадровых вопросов, необходимо передать в государственный или муниципальный архив. Сюда относятся приказы, расчетно-платежные ведомости, штатные расписания, личные карточки сотрудников. Таким же образом следует поступить и с материалами, подлежащими постоянному хранению. Данная процедура удостоверяется актом, а его копия должна быть сдана в регистрирующий орган.

Уничтожение архивных документов ликвидируемого предприятия

Законодательство нашей станы предусматривает обязательное архивное хранение бумаг, принадлежащих ликвидируемому предприятию, если срок их хранения является временным. Документы должны сохраняться и после того, как обязанности ликвидационной комиссии будут выполнены, а организация перестанет существовать. Поэтому такие бумаги можно передать в государственный архив на платной основе либо в коммерческую компанию. Договор с такой фирмой должен предусматривать уничтожение архивных документов ею по истечении предусмотренного срока их хранения. Данное условие соглашения должно быть непременно указано и в распорядительном документе ликвидационной комиссии.

Бумаги с истекшим на момент прекращения деятельности предприятия сроком хранения подлежат уничтожению только по решению ликвидационной комиссии. Не допускается уничтожение документов без составления акта, к которому прикладывается опись дел, подвергшихся уничтожению. Комиссия утверждает его, а затем прикладывает к своему отчету.