Ведение электронного архива

Электронный архив документации позволяет устранить множество проблем, возникающих при ведении современного документооборота. Среди задач, которые можно решить довольно быстро и удобно, необходимо отметить:

• формирование описи всех дел до передачи в архив, составление перечня входящих/исходящих, нормативных, распорядительных и прочих документов в полном соответствии с принятой номенклатурой в организации;
• автоматизированная подготовка описи документации, формирование ее для передачи в архив, непосредственно ведение самого архива;
• упорядочивание хранящихся и поступающих документов, организация встроенного поиска (в том числе, и полнотекстового).

Состав электронного архива

Ведение архива в электронном виде подразумевает формирование номенклатуры дел. Все документы, которые списываются в дело, в обязательном порядке маркируются: указывается номер дела, тома, необходимые страницы. То есть все регистрационно-контрольные карточки в электронном виде будут связаны с соответствующими делами в архиве, что значительно облегчает их последующий поиск. Есть возможность таким образом удобно и быстро получать запрошенный документ, готовить его для передачи, дальнейшего использования и прочих операций.

В электронном архиве документация хранится не только в цифровом, но и в отсканированном виде, что позволяет облегчить работу с файлами. Электронные версии создаются в подсистеме при подготовке различных проектов.

Предлагаемые системы электронных архивов дают возможность оперативно осуществлять поиск любой запрашиваемой информации с любого атрибута программы, производить удобный и быстрый контекстно зависимый поиск.

Как и любая электронная система, архив основан на работе с базой данных. Доступ к карточкам с информацией можно получить после авторизации. Сам он включает в себя:

• непосредственно базы данных полнотекстового каталога;
• подсистемы аутентификации пользователя, управления всеми правами доступа к данным;
• файловое хранилище документации;
• подсистемы ввода/вывода данных (журналов, отчетов, карточек);
• подсистемы атрибутного, полнотекстного поиска данных;
• подсистемы для осуществления контроля над сроками хранения.

Функциональность ведения электронного архива

Стандартные функции электронного архива включают в себя:

1. Создание соответствующих карточек для электронных документов.
2. Формирование структуры папок.
3. Размещение карточек в созданные папки.
4. Быстрый поиск запрошенных документов и файлов в архиве.
5. Введение классификаторов («виды документов», «номенклатура» и пр.).
6. Управление правами доступа.
7. Удаление выбранных карточек и файлов из базы данных электронного архива.

Преимущества электронного архива

Ведение электронного архива позволяет реализовать следующие задачи:

• создание структурированных, удобных хранилищ для помещения документации;
• получение возможности быстрой регистрации;
• значительное сокращение времени процедуры идентификации документа, поиска по реквизитам;
• уменьшение количества ошибок, связанных с человеческим фактором; повышение оперативности работы;
• защиту персональных данных;
• снижение рабочего времени, трудозатрат на рутинные дела, увеличение результативности основной работы;
• повышение уровня достоверности информации;
• правильное распределение доступа к базе данных.

Ведение архива в электронном виде позволяет хранить не только тестовые данные, но и чертежи, рисунки и пр. Вся информация, помещаемая в него, распределяется согласно установленным параметрам, что позволяет избежать ошибок при ее отправке для хранения.