Зачем нужно уничтожать документы?

На любом предприятии и в организации налажена система делопроизводства – создаются и оформляются отчеты, записки, договора и бланки, информация в которых с течением времени устаревает. После этого, в зависимости от своего типа, такие документы попадают в архив, где хранятся на протяжении определенного срока или постоянно.

Уничтожение документации нельзя проводить без предварительной экспертизы ее ценности. Лучше всего, чтобы в этой процедуре участвовал не один, а несколько человек. Это позволит воспрепятствовать неуместной и ранней утилизации документов, нужных компании. В состав экспертной комиссии могут входить представители руководства, архивист, бухгалтер, юрист, специалист по работе с персоналом, а также секретарь компании.

После проверки они отберут нужные документы для дальнейшего хранения и выделят дела, подлежащие уничтожению. Перед этим комиссия просмотрит описи дел, которые были переданы на хранение, а документы для утилизации будут изымать из хранилищ. При этом не стоит забывать о том, что истребление любой архивной документации необходимо правильно оформить – составить акт, прописать в нем основания для уничтожения и подписать у руководителя организации, иначе при проверке могут быть зафиксированы нарушения и выписаны штрафы.

Причины уничтожения документов

Процесс утилизации документации должен иметь определенные основания, среди которых:

• защита информации от конкурентов – некоторые организации могут почерпнуть из документов много нового для себя. Чтобы этого не произошло, необходимо осуществить профессиональное уничтожение ценных бумаг с помощью термической или химической обработки, закапывания, промышленного пресса или шредера;
• потеря ценности документов для компании – для этого производится экспертиза ценности в архиве или текущем делопроизводстве, по итогам которой принимается решение об уничтожении;
• поврежденность или порча документов – если информация в них в большинстве своем недоступна для прочтения, а ее восстановление невозможно;
• обнаружение документов с повторяющейся информацией – в данном случае необходимо будет найти оригинал, а дубликаты и копии будут подлежать уничтожению;
• утилизация в результате форс-мажорных ситуаций – если дела были ликвидированы из-за природных катастроф, стихийных бедствий и по схожим причинам, составляется соответствующий акт;
• истечение установленного срока хранения документов.

Осуществляя уничтожение дел, важно знать, что документы, входящие в Перечень типовых управленческих документов, нормативных и законодательных актов, уничтожать запрещено, потому что они должны храниться на предприятии или в организации постоянно или же быть переданными в государственные или муниципальные архивы.