Хранение бухгалтерских документов

Правильная организация документооборота компании и хранение бухгалтерских документов в соответствии со сроками, установленными законодательством РФ, обеспечивают выполнение требований контролирующих органов и снижают возможные финансовые и налоговые риски.

Сроки

Хранение бухгалтерских документов предусматривает определенный промежуток времени, который регулируется соответствующими нормами законодательства РФ. При этом следует учитывать, что разные правовые акты могут устанавливать различные сроки хранения для одних и тех же документов. В этом случае следует руководствоваться нормой, устанавливающей максимальный срок хранения бухгалтерских документов.

К обязательным документам для передачи в архив относятся первичная документация, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы, налоговая документация.

Началом срока хранения бухгалтерских документов традиционно считается 1 января года, начинающегося вслед за годом прекращения делопроизводства. Специфика некоторых документов подразумевает особенное исчисление сроков хранения. Так длительность хранения свидетельства о постановке на учет в налоговых органах составляет 5 лет с даты снятия организации с налогового учета.

Основные сроки хранения бухгалтерских документов составляют:

• до минования срока надобности;
• 4 года;
• 5 лет;
• 10 лет;
• 75 лет;
• постоянно.

При этом следует отметить, что обеспечить архивное хранение необходимо не только для бумажных носителей, но также электронных документов. Соответствующее требование прописано в ст. 5 Федерального закона № 125-ФЗ и регулируется Федеральным законом от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

После истечения срока хранения бухгалтерских документов на основании экспертизы ценности проводится процедура по их уничтожению с составлением ликвидационной комиссией соответствующего акта.

Порядок хранения

Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 г. №402-ФЗ организация или индивидуальный предприниматель должны обеспечить надлежащее архивное хранение бухгалтерских документов. При этом предприятие вправе создавать собственные архивные хранилища (п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ). В случае отсутствия площадей, отвечающих требованиям к оборудованию архивных помещений, предприятие может заключить договор депозитарного хранения с профессиональной компанией.

Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских документов

Ответственность за организацию хранения документации предприятия возложена непосредственно на его руководителя, главного бухгалтера и ответственного уполномоченного сотрудника, прошедшего специальное обучение и действующего в рамках должностной инструкции.

Нарушение правил комплектования, фондирования и хранения бухгалтерской документации может повлечь за собой гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность. Порядок санкций определен в ФЗ № 125 от 22.10.2004 г., а также регулируется нормами Гражданского, Административного и Уголовного кодексов РФ, положениями Налогового кодекса.

Нормативная база

Хранение бухгалтерских документов регламентируется следующими положениями законодательства РФ:

• Федеральным законом от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Федеральным законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 55;
• Налоговым кодексом РФ;
• «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» – утверждено Приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34н (в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 г. № 107н, от 24.03.2000 г. № 31н, от 18.09.2006 г. № 116);
• иными действующими нормативными актами.