Оцифровка документов

Большинство архивных компаний в наше время предлагает такую услугу, как оцифровка документов. Спрос на нее связан с тем, что деятельность практически всех организаций сложно представить без электронного архива, который является удобным и практичным, позволяя получить быстрый и простой доступ к документам. Переход к такому виду архивов будет оправдан в случае, когда возникают проблемы с хранением рабочих бумаг: отсутствие свободного места, необходимость соблюдения правил и качества хранения и пр.

Этапы создания базы данных и электронных архивов

Такую процедуру, как оцифровка документов, производят в несколько этапов.

1. Подготовка рабочих бумаг к сканированию:

• техническая (физическая) подготовка. Заключается в разброшюровке, изъятии скоб, скрепок и т.д.;
• систематизация материалов. Предполагает работу с содержанием: выбор хронологии, структуры, вида документов.

2. Оцифровка документов. На данном этапе производится следующий комплекс мероприятий:

• выбор технических параметров сканирования (разрешение);
• подбор формата сохранения результатов (в виде картинок, файлов с возможностью редактирования документа);
• тип сканирования (поточное или планшетное).

3. Обработка полученной информации. Иногда оцифрованные бумаги с неудовлетворительным качеством «исходника» нуждаются в дополнительной обработке (корректировке блеклости, цветности и др.).

Оцифровка документов: тонкости и нюансы

Для преобразования бумажных архивных документов в электронные используют специальное оборудование: чаще всего применяют различные виды сканеров (промышленные, широкоформатные, планетарные, книжные).

После оцифровки нужно осуществить сверку полученных документов на соответствие с оригиналами. Это важный и трудоемкий этап процедуры, потому что некоторые документы могут иметь различные загибы, повреждения или стертости, которые не в состоянии распознать компьютерные программы. Особенного внимания заслуживает конструкторская документация, содержащая множество специальных символов и знаков.

Услуги по оцифровке документов

Ввиду того, что данная процедура требует повышенного внимания и высокого качества исполнения, ее должны выполнять высококвалифицированные специалисты, которые имеют соответствующий опыт работы и реализовали уже не один проект.

Для нашей компании оцифровка документов является профильной услугой: мы работаем с документами любых объемов, оказываем услуги крупным компаниям и мелким организациям, при этом сохраняем полную конфиденциальность.