Оперативное хранение документов

Все документы, поступающие или созданные в процессе деятельности любой организации, требуют тщательной обработки и четкой систематизации. Для их повторного использования, ознакомления и дальнейшей работы необходимо обеспечение быстрого доступа к ним. Для этих целей выполняются мероприятия по оперативному хранению документов.

Особенности организации текущего хранения

Вся документация до проведения экспертизы ценности в рамках подготовки передачи в архив формируется в номенклатурные дела соответствующими структурными подразделениями компании или непосредственно службой делопроизводства.

Как правило, оперативное хранение документов подразумевает формирование дел по группам и номенклатурной специфике, утвержденной на предприятии. Для быстроты поиска требуется обеспечение максимальной информативности названий и подписей папок. В качестве папки, как правило, используется обычный скоросшиватель, обложка которого предусматривает специальный сменный кармашек для корректировки названия номенклатуры.

При оперативном хранении документов на обложке дел указываются следующие реквизиты:

• интервал дат (начало и окончание использования);
• общее количество содержащихся в данной папке листов;
• указание сроков хранения;
• ФИО исполнителя и его контактный телефон;
• дополнительные надписи («на подпись», «для подразделения», «на согласование» и т.д.).

Текущее хранение документации осуществляется либо в запирающихся металлических шкафах, либо в специализированном помещении с закрытым доступом. Выдача дел, находящихся на временном хранении, происходит по распоряжению руководства соответствующего отдела. Вечером папка, в соответствии с требованиями безопасности и в рамках обеспечения конфиденциальности информации, возвращается ответственному сотруднику организации и убирается в сейфовый металлический шкаф.

По истечении сроков оперативного хранения документов и присвоении им статуса «исполнено» начинается подготовка дел к передаче в архив.