Организация архива

Архивное хранение документов – это комплекс мероприятий, направленный на систематизацию, учет и хранение переданной в архив документации при обеспечении ее безопасности и конфиденциальности. Организация архива регулируется положениями Федерального Закона № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.04 г., а также действующими нормативными положениями.

Основные требования

После проведения экспертизы ценности документов и определения сроков хранения выполняется формирование дел, а также их последующая передача в архив. Для организации архивного хранения документов необходимо специализированное помещение, которое может быть расположено как непосредственно в офисе компании при его изоляции от остальных кабинетов, так и в отдельно стоящем хранилище.

При организации архива необходимо учесть следующие требования:

• наличие естественной или искусственной системы вентиляции;
• соблюдение норм влажностного (50-55%) и температурного (17-19˚С) режимов;
• установка противопожарных и охранных систем;
• жесткое соответствие санитарно-гигиеническим требованиям.

При организации архивного хранения документов запрещается использовать в данных помещениях нагревательные и отопительные приборы, за исключением проводки централизованного отопления при условии ее специальной изоляции. При естественном освещении необходимо наличие светозащитных жалюзи. С целью обеспечения искусственного освещения применяют лампы накаливания с установкой в закрытые матовые плафоны.

В процессе организации архива устанавливаются стационарные или передвижные конструкции для хранения документации с соблюдением норм расстояний между стеллажами и полками, а также с учетом расстояния между проходами и стенами.

Преимущества хранения в специализированных компаниях

Организация архивного хранения документов собственными силами предприятия – это сложной процесс, требующий больших финансовых затрат и специальной подготовки ответственных сотрудников-архивариусов. Нарушение основных правил может привести к порче и гибели информационных носителей, разглашению конфиденциальных данных в результате доступа в хранилище третьих лиц.

Организация архива специализированной компанией позволяет гарантировать полную безопасность и сохранность переданной документации, получить быстрый доступ к запрашиваемым делам представителям организации и обеспечить соблюдение всех законодательных норм архивного законодательства РФ. При этом стоимость услуг компании ОРБ позволяет значительно снизить финансовые затраты предприятия в рамках архивного хранения.