Основные этапы архивной обработки документов: от сортировки до хранения

Согласно законодательству, государственные органы, компании и организации обязаны обеспечивать сохранность документов в течение установленных сроков хранения и передавать документы постоянного хранения в государственный архив.

Обеспечение сохранности документов и безопасность доступа к архивной базе является одной из ключевых задач при формировании архива компании. Успешно выполнить это условие можно только при соблюдении всех требований законодательства и основных этапов архивной обработки документов.

Источники, подлежащие сдаче на архивное хранение, делятся на несколько типов:

• по личному составу;
• временного хранения;
• постоянного хранения.

Каждый документ, подлежащий архивному хранению, проходит определённые этапы архивной обработки документов, во время которой единицы хранения формируются, оформляются и описываются в соответствии с правилами. От грамотного решения этих задач зависят дальнейший учёт, поиск и использование документации.

Компания «ОРБ» обеспечивает профессиональное выполнение комплекса услуг по архивной обработке документов компании или организации любого профиля.

Этапы архивной обработки документов

• Подготовка к хранению предполагает оценку состояния подлежащих архивному хранению документов, анализ документации, распределение источников по назначению.
• Классификация и сортировка документов позволяют значительно упростить поиск документов и управление архивом. На этом этапе в первую очередь отделяются и списываются на уничтожение документы временного хранения с истекшим сроком хранения, проводится экспертиза ценности документов для определения реальных сроков хранения, производится отбор документов на постоянное хранение, составляются описи дел и соответствующие акты.
• Систематизация проводится для упрощения поиска документа. Каждую единицу хранения сортируют по времени создания, типу, принадлежности к структурному подразделению, а затем подшивают в дела.
• Опись – следующий этап архивной обработки документов. Каждое дело маркируется титульным листом с указанием перечня и количества единиц документов, срока хранения, архивным кодом.
• Каталогизация предусматривает структурирование, архивный переплёт, подготовку необходимых учётных документов, предшествующие передаче дел и размещению подготовленных документов на хранение.
• Передача документов на хранение или утилизацию – на этом этапе обработанные и подготовленные документы передаются на ответственное хранение в архив, источником комплектования которого является компания.
• Конфиденциальное уничтожение документов – для утилизации передаются источники, не подлежащие передаче в архив, и документы с истекшим сроком хранения. Процедура уничтожения проводится конфиденциально, с соблюдением регламента законодательства и правил ликвидации бумажных носителей в зависимости от их ценности.

Проведение архивных работ требует профессиональной подготовки и знания нормативно-правовой базы, поэтому лучше всего делегировать подобные задачи профильным специалистам — например, компании «ОРБ». Уточнить условия сотрудничества с нами можно связавшись с менеджером по телефону или заполнив форму обратной связи на сайте.