Передача дел на архивное хранение

По завершении цикла делопроизводства выполняется подготовка и передача документов на архивное хранение в соответствии с положениями Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и на основании действующих нормативных актов.

Основные этапы передачи документов на хранение

Процедура передачи дел на архивное хранение проводится следующим образом. Первоначально выполняется подготовка дел, а также экспертиза ценности документации с определением сроков хранения. Исполненные бумаги с типовой номенклатурой систематизируются, подшиваются и нумеруются в папки дел в строгом хронологическом порядке. При этом каждая папка не может содержать более 250 листов общей толщиной не более 40 мм. Оформление обложки при передаче дел в архив включает в себя указание:

• наименования предприятия;
• номенклатуры (номера и тома дела);
• начального и конечного сроков хранения;
• архивного шифра;
• количества листов;
• наименования структурного подразделения и телефона исполнителя;
• особых и дополнительных отметок.

При подготовке и передаче документов на архивное хранение каждый лист нумеруется с проставлением порядкового номера страницы в правом верхнем углу. В нумерацию не включаются листы, содержащие внутреннюю опись дела, заверения, распорядительные листы. При наличии конвертов-вложений номер проставляется в первую очередь непосредственно на конверте, а затем в порядке последовательности – на листах-вложениях. Если в процессе оформления передачи дел на хранение в нумерации допущена ошибка, используются литерные номера.

Для обеспечения сохранности сформированные документы для передачи дела в архив прошиваются путем выполнения 4 проколов. При этом все скрепки и зажимы предварительно удаляются, а в начало дела подшивается чистый лист. В случае передачи дел на хранение, содержащих лицевые счета сотрудников организацию, требуется выполнение архивного переплета.

К каждой единице прикладывается лист-заверитель с указанием особенностей физического состояния документов. Для передачи дел в архив со сроком хранения свыше 10 лет, а также документации по кадровому учету составляется внутренняя опись, которая затем вкладывается в папку. В ней содержится перечень и краткое описание входящих в данное дело документов.

Подготовка и организация процедур для передачи дел и документов на архивное хранение может выполняться непосредственно внутренними силами компании. Для этих целей создается комиссия из 3 человек, включая главного бухгалтера и штатного сотрудника, ответственного за обеспечение архивного хранения. Формирование передачи дел на хранение может быть также выполнено специалистами сторонней компании, имеющей лицензию на право осуществления архивной деятельности (Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.), с которой предприятие заключает договор на депозитарное хранение и оказание сопутствующих услуг.

После систематизации всей документации и формирования составляется сводная опись для передачи дел в архив.

Заключительным этапом является передача документов на архивное хранение непосредственно в специализированное архивохранилище. Уполномоченным сотрудником организации и архивистом сверяются реквизиты и содержание всех передаваемых дел, затем составляется и подписывается общая архивная опись.