Разработка системы документооборота

Создание системы документооборота – современный способ повысить эффективность деятельности предприятия. В связи с большим количеством бумажных документов подавляющее число организаций сегодня переходят на электронные архивы и специальное ПО для текущей документации. Помимо того, что автоматизированные системы обеспечивают выполнение всех законодательных норм и правил, они решают еще множество задач. В частности:

• обеспечивают одновременный доступ к информации разных сотрудников;
• гарантируют сохранность документации;
• ускоряют формирование отчетов, выдачу справок и другие процессы, связанные с документооборотом;
• позволяют разграничить доступ (например, для сотрудников разных должностей);
• упрощают контроль за исполнением решений;
• повышают безопасность коммерческой информации.

Все это в целом дает реальную возможность экономить время и деньги, повысить эффективность труда отдельных сотрудников, улучшить системы контроля и, таким образом, положительно сказывается на работе всей компании.

Особенности электронного документооборота

Автоматизированные системы представляют собой программное обеспечение с хранением информации на сервере и доступом к ней с нескольких компьютеров. Права доступа разграничиваются по уровням, чтобы сотрудники имели возможность просматривать только ту информацию, которая им необходима.

Электронная система документооборота зачастую создается индивидуально под параметры организации, однако существуют и типовые проекты. Основное преимущество специально созданного ПО – в нем учитываются особенности компании и формируются специфические функции и возможности, тогда как в типовых программах их может не быть. Нередко, чтобы не тратить время на индивидуальное программирование, компании выбирают доработку стандартных схем, функционал которых расширяется в частном порядке.

Стандартный пакет системы документооборота включает следующие возможности:

• систематизированное хранение оцифрованных документов на сервере;
• шифрование данных;
• разграничение прав доступа;
• журнал действий для каждого пользователя;
• резервное копирование;
• быстрый поиск;
• отправка документов пользователям для ознакомления, правки, согласования;
• сортировка по заданным критериям;
• автоматическое формирование отчетов.

Преимущества электронного документооборота

Основные достоинства автоматизированного делопроизводства заключаются в экономии времени и денег. Первое достигается благодаря сокращению сроков согласования документов, их поиска, формирования отчетов и т.д. Финансовые преимущества состоят в том, что нет необходимости содержать крупный бумажный архив. Поскольку требования законодательства к хранению документов обязывают компании тратить значительные суммы на обеспечение безопасности бумаг, электронный архив сокращает до 80% средств на его содержание по сравнению с бумажным.

Разработка системы документооборота компанией «ОРБ»

Создание электронных архивов и систем текущего делопроизводства – одно из основных направлений деятельности нашей фирмы. Мы предлагаем как типовые проекты, так и индивидуальную разработку ПО. Уточнить детали сотрудничества, условия заказа, получить подробную консультацию можно связавшись по телефону с нашим менеджером либо оставив заявку на сайте.