Создание электронного архива – удобный доступ ко всем вашим документам

Компания «ОРБ» работает в сфере внеофисного хранения документов более 10 лет. За это время мы накопили колоссальный опыт, успешно функционируя в строгом соответствии с установленными мировыми стандартами обработки и хранения информации в печатном виде, а также действующими законами РФ. Использование в работе современных инновационных технологий позволяет нам создавать полноценный электронный архив документов организации. Этот процесс предполагает сканирование большого количества документов и их систематизацию.

Электронный архив

Оцифровка архивов на сегодняшний день является одной из важнейших задач любого предприятия. Обращение с большим документооборотом доставляет немало проблем: риск повреждения первоисточников, неудобный поиск, невозможность работы с одним документом двум сотрудникам одновременно и т.д. Решить все эти трудности помогает оцифровка.

Задачи электронного архива

Главная функция любого архива – сохранить информацию и обеспечить удобный и быстрый доступ к ней. Инновационные технологии хранения данных в электронном виде являются выгодным решением для любой компании.

Электронный архив позволит упростить или вовсе отказаться от большинства операций, связанных с физическим хранением документов непосредственно в офисе организации. Поиск документов в электронном архиве дает возможность в считанные минуты находить нужную информацию. Благодаря этому эффективность работы сотрудников существенно возрастает.

Для чего нужен электронный архив?

• удобство – необходимую информацию обнаружить легко и просто;
• скорость – внедрение электронного архива позволяет оперативно находить нужную информацию посредством программы поиска;
• доступ к документам в многопользовательском режиме – в отличие от привычного хранения документов депозитарного типа;
• сохранность – электронный архив решает проблему утери важных документов по неосторожности, при их передаче, транспортировке, форс-мажорных обстоятельствах. Распределенные хранилища электронных данных с налаженными процедурами резервирования надежно защищают электронные документы от потери;
• безопасность – механизмы ограничения прав доступа, протоколирование действий пользователей и автоматическое резервное копирование позволяют обеспечить высокий уровень информационной безопасности;
• логическая целостность – тщательно разработанная структура электронного архива документов дает возможность систематизировать документацию, распределив ее по видам и срокам хранения либо структурировав данные по другим критериям;
• возможность создания единой базы документации компании любого уровня;
• существенная экономия рабочего времени.

Характерная схема организации электронного архива

Услуги компании «ОРБ»

Мы имеем большой опыт работы в сфере организации электронного архива. В нашем распоряжении – современное эффективное оборудование для быстрого и качественного сканирования, которое позволяет:

• создать и ввести в эксплуатацию электронный архив и базу данных любой степени сложности и объема в кратчайшие сроки;
• обеспечить надежный, удобный клиенту и безопасный способ формат представления информации;
• систематизировать структуру электронного архива, обеспечив оперативный доступ к файлам. База данных формируется исключительно под индивидуальные требования заказчика, с соблюдением определенной структуры и присвоением каждому документу уникального идентификационного номера.

Наши преимущества

Компания «ОРБ», создавая системы электронных архивов, обеспечивает:

• надежную комплексную защиту информации на каждом уровне доступа;
• четкое ограничение и разграничение прав доступа для всех сотрудников организации к документам разного уровня секретности и важности;
• конструктивную систематизацию информации посредством создания единой базы документации бухгалтерского, договорного и юридического характера;
• хранение бумаг после организации электронного архива с обеспечением полноценного и быстрого доступа;
• ведение строгого учета всей отсканированной документации и контроль любых обращений к ней со стороны персонала организации.

Для каждого клиента мы разрабатываем индивидуальную схему сотрудничества, учитывая особенности ведения документооборота конкретного предприятия.

Доверив нам ведение электронного архива, вам не придется привлекать дополнительных специалистов в штат, сэкономив таким образом на ежемесячной оплате их услуг. Мы гарантируем конфиденциальность, безопасность и полную защищенность хранимой архивной информации.

Стоимость создания электронного архива документов

Окончательная цена зависит от:

• количества пользователей электронного архива документов;
• количества документов в электронном архиве;
• количества документов\страниц;
• формата документов;
• формата скан копий документов (цветность, количество dpi);
• способа скрепления страниц документов и возможности их рассоединения;
• количества атрибутов, требуемых к документу в системе.

Например, ваш архив состоит из 40 папок «Корона». В среднем в папке находится 200 страниц, каждый документ состоит примерно из 3 страниц. Таким образом, общий объём архива составит:

• общее количество страниц: 8000;
• общее количество документов: 2667.

Предполагаемое количество пользователей системы: 3 (три).

В этом случае стоимость электронного архива, с учетом цены дополнительных работ и обучения сотрудников клиента, составит
75 000 руб.