Списание документов

За время деятельности организации накапливают большое количество документации. С проблемой хранения, систематизации и утилизации бумаг обычно сталкиваются бухгалтеры и сотрудники сферы делопроизводства, потому что крайне редко фирмы могут позволить себе держать в штате архивариуса. В случае если у сотрудников нет времени следить за этим, можно периодически прибегать к услугам архивных компаний.

Списание документов организации должны осуществлять в соответствии с действующими нормативными актами. Ликвидации подлежат все документы на бумажных и электронных носителях, которые не имеют практического значения и у которых истек срок хранения.

Зачем нужно производить своевременное списание документов?

Списание ненужных бумаг необходимо осуществлять вовремя по нескольким причинам:

• для экономии площади, которую может занимать архив;
• для систематизации и быстрого поиска необходимой документации (с каждым последующим годом количество бумаг будет только возрастать);
• списание документов и их конфиденциальное уничтожение позволит сохранить с секрете важную для компании информацию;
• во избежание штрафов.

Списание документов: особенности процедуры

Процесс списания состоит из нескольких этапов:

1. Экспертная оценка ценности документов. На данном этапе создается специальная комиссия, которая осуществляет отбор, систематизацию, оформление дел длительного и постоянного хранения, списание и архивирование документов. Чтобы определить необходимость списания документов, комиссия может воспользоваться номенклатурой дел фирмы, требованиями налогового кодекса или федерального закона.

2. Составление акта на списание бумаг, которые не подлежат хранению. Документ имеет утвержденную форму и называется «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Бумаги на списание могут быть включены в акт на уничтожение в случае, если их срок хранения закончен 1 января года, в котором составлен акт. Стоит обратить внимание на то, что при списании документов важно, чтобы акт был подписан сотрудником, который производил экспертизу, а также имелась отметка о согласовании с членами комиссии и подпись руководителя компании.

3. Утверждение акта в государственном архиве.

4. Фактическое конфиденциальное уничтожение бумаг. Списание документов можно произвести несколькими способами:

• термическая обработка (сжигание);
• шредирование (разрезание на мелкие кусочки);
• химическая обработка;
• вывоз в пункт вторичной переработки сырья (составив накладную или акт приемки-передачи документов).

Списание документов – это ответственное мероприятие, которое требует внимательности и четкости исполнения. В компании ОРБ работают профессионалы, которые имеют специализированное образование и огромный опыт работы в данной области. Мы сможем произвести ценностную экспертизу документов, отобрать бумаги с истекшим сроком хранения и составить акт о выделении для уничтожения документов, не подлежащих хранению. Помимо этого, наши сотрудники производят научно-техническую обработку дел, осуществляют составление описей и подготовку документов для сдачи дел в архив.