Внеофисное хранение документов

Одним из основных направлений деятельности компании «ОРБ» является организация внеофисного хранения документов. Данная услуга востребована у организаций различных форм собственности. Внеофисное хранение документов позволяет оптимизировать финансовые и временные затраты, а также минимизировать риски потери, порчи или несанкционированного использования важной информации.

Преимущества внеофисного хранения документов

При организации архива на предприятии, согласно действующим требованиям и нормам, необходимо выделить под него отдельное помещение. В нем поддерживают особый температурный и санитарно-гигиенический режим, устанавливают пожарную сигнализацию. Кроме этого, в штатном расписании компании должна быть предусмотрена должность сотрудника архива, который будет заниматься документооборотом.

Внеофисное хранение документов от «ОРБ» – это:

• сокращение издержек предприятия на содержание архива документов любого уровня;
• устранение непрофильной нагрузки на сотрудников бухгалтерии, отдела кадров, секретариата;
• максимальная оптимизация офисного пространства благодаря избавлению от громоздких стеллажей и шкафов;
• минимализация рисков, связанных с причинением вреда коммерческой репутации организации.

Мы принимаем на внеофисное хранение любые документы на бумажных носителях и гарантируем полную конфиденциальность переданной информации.

Особенности организации хранения документов

Внеофисное хранение документов осуществляется компанией «ОРБ» в специализированных хранилищах, оснащенных современными системами охранной сигнализации и пожаротушения.

Документы для хранения могут быть привезены непосредственно в офис «ОРБ», или наши специалисты доставят их в архив лично. Все бумаги систематизируются, составляется подробная опись.

Переданные документы хранятся в коробах из бескислотного картона. Каждый короб имеет индивидуальный номер и уникальный штрих-код. Доступ к документам возможен только для лиц, указанных заказчиком. На территории хранилища предусмотрены отдельные кабинеты для работы с документами. Возможна доставка указанного перечня оригиналов документов в офис заказчика в кратчайший срок. Может быть организован доступ с использованием сервиса личного кабинета или отправка скан-копий на электронный адрес клиента.

В рамках внеофисного хранения документов компания «ОРБ» предлагает ряд сопутствующих услуг (систематизация, восстановление документов при утрате/порче, сканирование, выделение к уничтожению, уничтожение).

Стоимость внеофисного хранения зависит от ряда параметров (объем документов, их состояние, срок хранения) и рассчитывается для каждого клиента «ОРБ» индивидуально.