Хранение документов: в офисе или вне офиса?

На сегодняшний день руководители предприятий могут самостоятельно определять местонахождение архива – на офисной площади или за его пределами. Каждый из этих вариантов имеет свои достоинства и недостатки.

Офисное хранение: за и против

Единственный плюс такого решения заключается в том, что документы всегда под рукой, но в современных реалиях и этот факт теряет свою привлекательность. Во-первых, большинство документов из архива не требуются в бумажном виде – достаточно иметь их электронные копии. Во-вторых, ради возможности изредка пользоваться бумажными копиями придется организовать полноценное хранилище, что достаточно хлопотно и накладно. Помещение архива должно соответствовать действующему регламенту, правилам пожарной безопасности, иметь техническое оснащение, мебель и даже штат сотрудников. При краткосрочном хранении бумаг также потребуется приложить немало усилий, чтобы поддерживать их в порядке, иначе возникнет путаница.

Внеофисное хранение документов

Организация архива за пределами офиса обладает большим числом преимуществ, в числе которых:

• оптимизация рабочего пространства;
• отсутствие необходимости в техническом оснащении помещения;
• сокращение нагрузки на сотрудников;
• гарантия соблюдения сохранности и конфиденциальности благодаря жесткой системе доступа;
• соответствие хранилища актуальным требованиям законодательства.

К минусам внеофисного хранения можно отнести неизбежные организационные трудности: потребуется затратить определенное время и силы на поиск подходящей профильной компании, которая возьмет на себя выполнение полного комплекса архивных работ. При этом расходы на оплату труда специалистов и вложения в организацию хранилища своими силами практически идентичны, но в первом случае вы делегируете ответственность за ведение архива профессионалам и можете быть уверены в качестве результата.

Организовать внеофисное хранение документов поможет компания «ОРБ». Для заказа полного комплекса архивных услуг позвоните нашему менеджеру по телефону либо заполните форму обратной связи на сайте.