Инвентаризация документов и архивов

Инвентаризация документов и архивов – важный инструмент для анализа сохранности и комплектности хранилища. Он позволяет оценить состояние источников, выявить отсутствие каких-либо документов и изыскать возможность их восстановления, а также проверить состав дел.

При нарушении правил хранения документ утрачивает свою значимость, так как найти такой источник и воспользоваться им невозможно.

На помощь архивным работникам приходит инвентаризация, задачами которой являются:

• подведение итогов работы архива;
• уточнение состава дел;
• выявление и составление перечня отсутствующих документов;
• выборка единиц с истекшим сроком хранения для последующего уничтожения;
• наведение порядка в архивах компании перед проверками или масштабными изменениями – сменой руководства, банкротством, передачей в арбитражное управление.

Чаще всего инвентаризация проводится перед проверкой надзорными и проверяющими органами. Целью подобных мероприятий, инициируемых налоговой инспекцией или прокуратурой, является изучение документов, связанных с отдельными работниками или направлениями деятельности компании. Инвентаризация источников перед проверкой позволит своевременно восстановить их и избежать взысканий.

В ходе частичной инвентаризации проверяется состояние и комплектность документации какого-либо отдела.

При смене руководства компании, изменении формы собственности, банкротстве или переходе под внешнее управление проводится полная инвентаризация. Она осуществляется следующим образом:

• поиск документов в соответствии с описью;
• если источник отсутствует, составляется акт об утере;
• документы и дела сверяются с описью и номенклатурой, при обнаружении утери факт фиксируется в описи;
• если обнаруживается пропажа важных документов, составляются соответствующие заявления в органы внутренних дел.

Результатом инвентаризации является опись утерянных документов.

Как и любые архивные работы, инвентаризация требует грамотного профессионального подхода, знания профильного законодательства РФ, соблюдения ряда важных нюансов, поэтому многие предприятия поручают решение подобных задач специалистам компании «ОРБ». Получить подробную консультацию по вопросам сотрудничества вы можете по телефону +7 (495) 734-78-00.