Как правильно посчитать расход на архив в компании?

Архив любой фирмы, независимо от того, бумажный он или электронный, требует вложений. Самые крупные траты связаны с организацией архива, однако и впоследствии на его содержание будут регулярно уходить средства. Чтобы правильно посчитать траты, необходимо понять, на что именно уйдут деньги.

Расходы на бумажный архив

При хранении документов в их первоначальном виде основные затраты придутся на:

• оборудование внутреннего пространства помещения — стеллажи, столы, ящики, устройство системы вентиляция и кондиционирования комнат;
• канцелярские принадлежности – папки, скоросшиватели, файлы и т.д.;
• оргтехнику – чтобы не выносить документы из архива для их размножения на несколько экземпляров, передачи информации в другие отделы или за пределы компании, понадобятся сканер, копировальный аппарат.

Помимо перечисленных расходов, потребуются средства на оплату труда архивариуса и экспертной комиссии, которая будет собираться периодически для определения ценности документов. Многие небольшие компании оптимизируют расходы, возложив функции архивариуса на специалиста, занимающего другую должность.

Расходы на электронный архив

Как и в случае с бумажными документами, основные затраты придутся именно на создание архива. На приобретение необходимых средств и оцифровку документов уйдет денег больше всего, содержание электронного архива финансовых вложений не требует. Следует приобрести:

• программное обеспечение для систематизации, хранения и обеспечения доступа;
• сервер или ёмкий системный блок для хранилища;
• оргтехнику для оцифровки.

Кроме того, потребуются средства для оплаты труда комиссии экспертизы ценности и специалистов по настройке системы.

Расходы на архив на аутсорсинге

При заключении договора с архивной компанией самые крупные первоначальные вложения практически исключаются, поскольку закупка техники, мебели и другие крупные траты отпадут. К тому же силами специалистов все необходимые операции выполняются быстрей и эффективней. Поэтому, если посчитать расходы на архив в компании и траты на аутсорсинг, в большинстве случаев правильней будет выбрать второе, особенно небольшим организациям.

Чтобы сократить расходы на архив и обеспечить его эффективное функционирование, вы можете воспользоваться услугами компании «ОРБ». Благодаря комплексному подходу и удобной системе взаимодействия наши специалисты оперативно и в полном объеме решают поставленные задачи. Чтобы узнать, как именно «ОРБ» поможет вам в ведении архива, свяжитесь с нами по телефону либо заполните форму заявки на сайте.