Нумерация папок в архиве: что выгоднее — пронумеровать или отсканировать?

При создании архива компании часто встаёт вопрос: как упорядочить документы? Что лучше — отсканировать их или просто пронумеровать папки? Оба варианта имеют свои достоинства и наиболее эффективны в том или ином случае.

Нумерация папок в архиве

Пронумеровать имеет смысл те документы, которые подлежат постоянному или долгосрочному хранению. К таким бумагам относятся:

• регистрационные документы;
• решения учредителей фирмы;
• решения по реорганизации;
• основные положения о структуре компании.

Все эти бумаги периодически требуются, их необходимо хранить в бумажном варианте. Поэтому такие папки, как правило, подшивают по темам, подписывают и нумеруют.

Сканирование архивных документов

Оцифровке чаще всего подвергают те бумаги, которые относятся к текущему делопроизводству. Такие документы постоянно нужны в работе, причем для этого достаточно их электронных копий. В оцифрованном документе можно посмотреть необходимые данные, переслать такую версию, распечатать ее и заверить печатью предприятия для передачи в другие организации и т. д. Таким образом, работать с электронными архивными документами гораздо удобней. Подобной процедуре подвергают:

• первичные бухгалтерские документы;
• договора с клиентами, поставщиками, контракты краткосрочного хранения;
• чертежи, архитектурные проекты и другие документы, содержащие рисунки и фотографии.

На что обратить внимание при сканировании?

При оцифровке документов очень важно сохранить качество изображения, поскольку со смазанной или нечеткой копии невозможно считать информацию. Поэтому полный комплекс архивных работ, в том числе нумерацию папок и сканирование документов, лучше доверить профессионалам — например, специалистам компании «ОРБ». Для уточнения условий сотрудничества свяжитесь с нашим менеджером по телефону либо заполните заявку для обратной связи.