Оптимизация рабочего пространства в офисе с помощью архивных работ

Порядок в содержании и хранении бумажных документов одинаково необходим и в крупном офисе, и в небольшом арендуемом помещении. Оптимизировать рабочее пространство призван ряд архивных работ, направленных на обработку, систематизацию и структурирование объема данных. Данная задача может быть выполнена силами собственных работников компании (как правило, бухгалтерского отдела или кадровиков). Но результат будет гораздо выше, а оптимизация – эффективнее, если доверить проведение архивных работ специалистам. Компания «ОРБ» не только подберет наиболее подходящий способ хранения документов, но и профессионально проведет оптимизацию офисного пространства, выполнив все необходимые архивные работы.

Схема проведения архивных работ включает:

• сканирование;
• архивную обработку;
• списание и уничтожение единиц с истекшим сроком хранения;
• архивирование документации.

Для хранения бумажных источников используются открытые или закрытые архивные шкафы, боксы, коробки.

Наши специалисты проведут систематизацию документов и подготовку их к хранению. Документы с истекшим сроком хранения утилизируются, данные источников, подлежащих архивному хранению, сводятся в опись. Соответствующим образом обработанные единицы помещаются на хранение в шкафы, боксы или коробки.

Одним из наиболее оптимальных способов хранения информации является создание электронного архива. Электронная база данных позволяет своевременно утилизировать бумажные оригиналы, не подлежащие обязательному хранению, экономить время и средства, создать чёткий алгоритм поиска документов и оптимизировать офисное пространство.