Перевод документов в электронную форму: с чего начать?

Создание электронного документооборота и архива – трудоемкий и времязатратный процесс, однако результат стоит подобных усилий. Чтобы система функционировала четко и грамотно, важно соблюсти последовательность действий при разработке хранилища и учесть несколько важных условий.

Подготовительный этап

Прежде чем приступить к переводу бумажных документов в электронный формат, необходимо определить конечную цель и объем предстоящих работ – например, введение электронной системы для всего предприятия либо для конкретного подразделения; формирование архива за весь период существования организации или только документов за текущий год, и т.д.

Разработка структуры и системы

Основная часть работы заключается в выстраивании структуры электронного хранилища и подбору (либо написанию) программ по его систематизации. При этом учитываются особенности функционирования и потребности предприятия, необходимость многоуровневого доступа, наличия меток для поиска и сортировки и другие параметры. Хорошо продуманная структура позволяет использовать максимум возможностей электронного формата – возможность работать с документами быстро и удобно, легко находить нужные данные, контролировать их состояние.

Подготовка бумажных образцов

Документы просматривают и сортируют, удаляют черновики, дубликаты и источники, которые сканировать не нужно. Бумаги освобождают от зажимов, скрепок и других элементов, способных повлиять на качество копий.

Обучение персонала, организация технической базы

Некоторые компании принимают решение самостоятельно сканировать документы. В случае, если бумажный массив небольшой, дополнительной техники не потребуется – можно обойтись и предназначенной для повседневной офисной работы. Кроме того, для выполнения этого задания необходимо привлечь несколько сотрудников.

Профессиональные услуги

Быструю и качественную оцифровку документов можно заказать в профильной компании «ОРБ». Это предложение особенно актуально при создании системы электронного документооборота с нуля – так вы будете абсолютно уверены, что архив достаточно удобен и практичен в использовании, защищен от посторонних вторжений, отвечает всем актуальным требованиям законодательства.