Как наладить контроль возврата документов в организации?

Документооборот – это движение документов в компании и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы они проходили кратчайший путь в минимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы, в которой будет прописан каждый шаг — от приемки до оформления и отправки.

Причин невозврата подписанных документов в организации бывает множество — от низкого уровня ответственности контрагента, непрописанных в договоре условий по возврату документов до отсутствия электронного документооборота в компании. Восстановление утраченных документов отнимает у бухгалтеров много времени, но эта мера необходима, поскольку их отсутствие может повлечь за собой серьезные проблемы.

Способы эффективного контроля за возвратом документов в организацию

Независимо от особенностей документооборота в компании, необходимо:

• прописывать в договоре условия возврата документов;
• ввести стандарты контроля возврата документов в базу 1С;
• назначить сотрудников или сформировать отдел, ответственный за контроль возврата документов;
• установить систему напоминаний по запросу первичных документов от контрагентов;
• воспользоваться услугами аутсорсинга с оцифровкой архива документов.

В последнем случае отсканированные и проиндексированные копии документов вводятся в систему электронного документооборота, а их поточной обработкой занимается опытный профессионал, располагающий специализированным оборудованием и программным обеспечением.

Сканирование и сверка с базой

В данном случае возможно несколько вариантов - например, создание базы документов, каждый из которых снабжен штрих-кодом — достаточно просканировать его, чтобы увидеть статус источника. Другой способ — перевод информации в электронную форму. После индексации массива документов организации легко проверить, вернул ли сотрудник или контрагент конкретную единицу. Подобный способ контроля работает, даже если организации приходится ежедневно иметь дело с сотнями документов.