Какие преимущества имеет сканирование документов перед хранением на бумажном носителе?

Сканирование документов позволяет решать многие задачи документооборота предприятия более оперативно и качественно. Перевод в цифровой формат деловых бумаг – это, в первую очередь, возможность создать электронный архив документов, позволяющий ускорить бизнес-процессы, обмениваться электронными документами, сделать документооборот более доступным, простым, прозрачным и безопасным, сократить затраты на делопроизводство и т. д.

Для формирования электронного архива документы либо сразу создают в электронном виде, либо переводят в цифровой формат бумажные носители. Подобный способ хранения информации имеет множество преимуществ перед традиционным бумажным фондом. Электронный архив характеризуют:

• высокая скорость передачи данных и обработки документов;
• автоматизация документооборота;
• минимизация времени на поиск необходимых сведений;
• отсутствие необходимости в организации специального места и условий хранения;
• высокий уровень защиты данных и обеспечение конфиденциальности информации в электронном виде;
• возможность удалённого доступа к документам.

При организации бумажного архива большую сложность вызывают документы нестандартного размера — таблицы, карты, чертежи, книги и т. д. Такие источники требуют особого подхода и условий хранения, которые не всегда есть возможность создать. В результате носители могут придти в негодность, деформироваться или обветшать. Оцифровка и перевод информации в электронный вид позволяет избежать подобного рода неприятностей, сохранить документ в первозданном виде и не тратиться на организацию места хранения. Кроме того, в цифровом виде картой или чертежом пользоваться в разы удобней — достаточно зайти в электронный архив и выбрать нужный документ, варьируя масштаб при его просмотре.

Сканирование документов – это возможность:

• оцифровать источники информации любого формата и размера;
• обеспечить высокую точность передачи информации;
• защитить документы от порчи и потери;
• избавить сотрудников от дополнительных обязанностей и оптимизировать расходы предприятия на документооборот.

Решив перевести бумаги компании в электронный вид, многие руководители задаются вопросом — справится ли предприятие своими силами, либо лучше поручить подобную задачу сторонним профильным специалистам? Второй вариант наиболее предпочтителен, так как профессиональные архивные фирмы располагают специализированным оборудованием и программным обеспечением, позволяющим решать поставленные задачи намного быстрей и качественней.

Компания «ОРБ» предоставляет широкий спектр услуг в сфере архивного дела на выгодных условиях для вашего бизнеса. Получить подробную консультацию можно по телефону +7 (495) 734-78-00 либо заполнив форму обратной связи на сайте.