Методы защиты документов от порчи и утери при архивной обработке

На сегодняшний день существуют определённые требования и методы, предотвращающие порчу и обеспечивающие защиту от потери документов в ходе архивной обработки. Данный процесс включает в себя следующие этапы:

• подготовка документов в соответствии с требованием законодательства;
• систематизация;
• формирование дел;
• выполнение экспертизы;
• установление сроков хранения;
• отбор документов, подлежащих уничтожению;
• отправка на хранение.

При соблюдении определённого алгоритма действий на каждом из этапов можно эффективно обеспечить защиту документов от порчи и утери.

Защита от утери и несанкционированного доступа

Задачей архивной обработки является упорядочивание документооборота, при этом должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, порчи и утери документов.

Возможность доступа несанкционированных лиц будет сведена к минимуму благодаря:

• внеофисному хранению документов;
• разграничению функционального доступа к данным;
• конфиденциальному уничтожению.

Минимизировать риск порчи и утери документов позволяет хранение документов в архиве профессиональной архивной компании, где соблюдаются строгая конфиденциальность и предпринимаются строжайшие меры защиты. Практикуемые компанией «ОРБ» принципы работы с документами не просто помогают обеспечить их сохранность, но и полностью исключить доступ третьих лиц к информации благодаря разграниченному доступу.

Одной из важнейших задач в ходе архивной обработки является сведение риской физической утраты, утери или хищения документов к минимуму. Для этого предпринимается ряд мер, в том числе:

• обеспечение пожарной безопасности и недопущение проникновения влаги в помещение архива;
• ведение учёта выдачи документов с указанием даты и срока выдачи и возврата документа;
• установка сигнализации;
• выдача документов только ограниченному количеству лиц в соответствии с действующими распоряжениями.

Защита от повреждений

Небрежное обращение с документами приводит к их преждевременному износу и механическим повреждениям. Решить этот вопрос можно при помощи качественного оборудования и материалов на всех этапах архивной обработки документов. Порчу бумажных носителей вызывают:

• резкие перепады температуры;
• неконтролируемая влажность воздуха;
• прямые солнечные лучи.

Поэтому документы должны размещаться в архивных коробах так, чтобы их можно было свободно изымать и добавлять, при этом не повредив бумаги. На все документы должна быть составлена подробная опись, а для единиц долговременного хранения по личному составу и заработной плате рекомендуется сделать архивный переплёт, который также предохраняет от пыли.

Для создания оптимальных условий сохранения документов при архивной обработке необходимо:

• содержать архив в чистоте и порядке;
• исключить появление грызунов, пыли или плесени;
• организовать циркуляцию воздуха в помещении архива;
• соблюдать световой, температурный режимы и оптимальную влажность;
• сшивать и нумеровать дела, использовать для хранения короба и папки.

Высокую степень защиты документов от порчи и утери гарантирует поручение выполнения полного комплекса архивных работ профессионалам. Для получения консультации по вопросам сотрудничества с компанией «ОРБ» свяжитесь с нашим менеджером по телефону либо заполните форму обратной связи на сайте.