Организация архивного хранения документов

На основании положений Федерального закона N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01 октября 2004 г. (опубликован 27 октября в 2004 году) осуществляется управление архивным хранением документов.

В результате коммерческой деятельности предприятия создаются определенные информационные объемы. По истечению временных рамок происходит организация архивного хранения документов.

Виды архивного хранения документов

В соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов» от 6 октября 2000 года, утвержденным Росархивом (в положениях редакции от 27 октября 2003 г.) определены группы документов с конкретизацией сроков и типа хранения.

В отличие от государственных структур, где в обязательном порядке происходит передача дел на архивное хранение в специализированные подразделения Архивных Фондов Российской Федерации, коммерческие структуры более вариативны в выборе способов хранения архивных документов. Для компаний всех форм собственности установлены следующие критерии:

• До минования потребности. Сроки хранения документов определяются непосредственно политикой делопроизводства организации.
• Ограниченные временные рамки согласно положениям Перечня: 1 год/2 года/5лет/10 лет. Архив документов хранится в помещениях компании.
• Порядок постоянного хранения определяет внутренними корпоративными положениями и Законодательством о делопроизводстве коммерческих компаний. Возможно как использование внутренней организации архива, так и передача дел на архивное хранение в специализированные службы.

Порядок архивации

Ответственным работником на основании нормативно-правовой базы РФ устанавливаются конкретные сроки архивного хранения документов в индивидуальном порядке для каждой информационной группы.

Составляется подробная опись с указанием даты изъятия документа в архив и окончания сроков его хранения. Делается ссылка на положение действующего закона.

Внутреннее архивное хранение документов осуществляется в специальных помещениях или локальных зонах с использованием профильного оборудования (стеллажей, каталожных полок) и систем (архивных папок, коробов, боксов). Особо ценные бумаги, несущие высокую коммерческую значимость, размещаются в металлических шкафах с сейфовыми замками.

По истечению установленных сроков архивного хранения документов, уполномоченным работником компании совершаются ликвидационные мероприятия с составлением акта об уничтожении.

При условии необходимости организации архивного хранения документов в течение неограниченного периода времени проводится процедура фондирования и передачи в специализированные учреждения.

Требования по организации хранения документов

Чтобы архив бумаг на предприятии оставался в должном виде и составе, нужно правильно организовать архивное хранение документов, создать оптимальные условия, соблюсти все нормы и правила, которые помогут исключить их утрату и обеспечат хорошее состояние на длительный срок.

Архив должен располагаться в специально отведенном для него здании, либо быть просто изолированным от других помещений строения. Нельзя размещать его в ветхих, влажных комнатах без отопления. Кроме того, правильное построение и координация хранения документов не допускает нахождение архива рядом со службами общественного питания, складами пищевыми либо химическими.

Предприятие в соответствии с существующими нормами по архивному размещению документации должно располагать:

• хранилищем для бумаг;
• помещением, где будет происходить прием бумаг, их акклиматизация и временное хранение;
• помещением для исследовательских работ;
• изолированными рабочими комнатами для сотрудников архива.

Оборудование хранилищ документов

При размещении архивных фондов документов нужно соблюдать несколько правил, относящихся к хранилищу:

• оно должно быть безопасным во всех отношениях – устойчивым к возгоранию, защищено от затоплений и иметь запасной выход;
• через помещение не должны проходить магистральные трубопроводы, если они не изолированы в специальных защитных приспособлениях;
• оно должно иметь скрытую электропроводку с герметичными штепсельными розетками;
• в помещениях не должен применяться огонь или какие-либо нагревательные приборы, а также храниться пищевые продукты;
• в них не могут находиться на хранении посторонние предметы;
• помещение должно быть оборудовано металлическими стеллажами, стационарными или передвижными.

Требования к стеллажам при правильном размещении архивных документов

Стеллажи в хранилище должны располагаться с соблюдением некоторых правил:

• главный проход (расстояние между рядами стеллажей) должно составлять 1,2 м;
• проход между стеллажами – 0,75 м;
• расстояние от стеллажей, параллельных стене, до наружной стены должно быть не меньше 0,75 м;
• обход (расстояние между стеной и торцом стеллажа) – не менее 0,45 м;
• расстояние от пола до нижней полки стеллажа – не менее 0,15 м.

На стеллажах документы находятся в коробках или связках. Нельзя располагать документы в неразобранном виде на подоконниках или полу.

Важно располагать стеллажи перпендикулярно стенам с окнами, а также элементами питания так, чтобы расстояние от окна или источника тепла было не меньше 0,6 м до стеллажа. Не допускается прилегание стеллажей к наружным стенам или источникам тепла.

Условия хранения документов

При правильной организации архивного хранения документов допускается естественное или искусственное освещение помещения.

В случае естественного освещения необходимо исключить прямое попадание солнечных лучей на документы. В этих целях используются жалюзи или светозащитные шторы.

Искусственное освещение обеспечивается лампами накаливания в закрытых плафонах. В случае применения люминесцентных ламп предпочтение отдается приборам с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Организация хранения документов также подразумевает выбор правильного температурно-влажностного режима. В случае с бумажными носителями температура должна находиться в пределах 17-19°С, а влажность воздуха составлять 50-55%. Для документов на пленочных носителях допустимая влажность воздуха равна 40–45%, температура – 15°С для черно-белых пленок, 2-5°С – для цветных. Для документов на дисках или магнитных лентах подойдет температура 15-20°С и влажность воздуха 50-65%.