Хранение бухгалтерских документов

Компания ОРБ предоставляет услуги по организации оперативного хранения документов.

Организации обязаны обеспечивать хранение документов в течение сроков, установленных законами и нормативными актами Российской Федерации. Это обязательство прописано в статье 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Если говорить конкретно о сохранности бухгалтерских документов, сроки подробно прописаны в упомянутой выше статье. Там же указано, что бухгалтерская отчетность, учетные акты, а также регистры бухгалтерского учета хранятся не менее 5 лет.

В налоговом кодексе РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) отмечено, что налогоплательщики, в том числе и организации, должны хранить бухгалтерскую отчетность и другие документы, необходимые для начисления и уплаты налогов, не менее 4 лет.

Может показаться на первый взгляд, что в двух этих законах о хранении бухгалтерских учетных документов есть определенные противоречия. Но это не так, ведь эти статьи действуют в разных отраслях права – бухгалтерской и налоговой.

Чтобы соблюсти правила налогового законодательства документы на хранении должны находиться 4 года, а для соблюдения бухгалтерского – 5 лет. Соответственно, бухгалтерские бумаги на хранение архивной документации стоит оставлять на 5 лет, чтобы удовлетворить запросам обоих нормативных актов при передаче дел на архивное хранение.

Нормы, регламентирующие порядок хранения документов

Порядок нахождения бумаг на архивном хранении регулируется следующими нормами и законами:

• Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Основные правила работы архивов организации – одобрены решением Росархива от 06.02.2002.
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения – утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000.
• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете – утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.

Бухгалтер должен обратить особое внимание на Перечень типовых документов, так как он является основным нормативным актом при определении сроков хранения дел после сдачи в архив.

В перечне перечислены все использующиеся в организации бумаги, они разделены по разделам. Поэтому очень удобно при отправке документов на хранение пользоваться этим перечнем для классификации. Бухгалтер найдет в перечне нужные ему разделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность». При хранении архивной документации Перечень играет первостепенную роль еще и потому, что в нем устанавливаются сроки, на которые осуществляется передача документов на архивное хранение в случае, если эти сроки отличаются от стандартных 4 или 5 лет.

При этом особо стоит подчеркнуть, что действие перечисленных правовых актов относится к документам на любых носителях, как на бумаге, так и на пленках, дисках.

Когда начинается срок хранения архивной документации?

При организации услуг по архивному хранению можно выделить бумаги, имеющие временный срок хранения и постоянный. Сдача документов в архив может предусматривать их хранение в течение 1 года, 5 лет или 75 лет. Дольше всего хранятся лицевые счета работников и вся информация, связанная с заработанной платой и приемом проведенных работ.

Самое короткое оперативное хранение бухгалтерских документов осуществляется для месячных отчетов, заказов на бланки учета, а также переписку о сроках предоставления отчетности.

Передача документов на пользование услугами оперативного архивного хранения осуществляется после окончания делопроизводства того или иного акта. А сроки хранения исчисляются с начала следующего года. Есть и исключения, которые касаются сдачи в архив документов определенного типа:

• срок архивного хранения договоров с контрагентами, аудиторами или договоров имущественного страхования начинается сразу после истечения действия такого документа;
• срок хранения кредитного договора исчисляется с момента погашения долга;
• срок хранения договора о материальной ответственности начинается после увольнения ответственного лица;
• книги, журналы, карты учета – их срок организации оперативного хранения документов начинается после окончания срока действия последнего договора;
• срок хранения свидетельств о постановке на налоговый учет начинается после снятия с учета;
• срок хранения лицевых счетов акционеров начинается с даты перехода собственности на акции к другому лицу.

Управление хранением архивных фондов

Хранение архивной документации – довольно сложная задача. Например, хранение оперативных бухгалтерских бумаг неудобно тем, что они имеют обязательный срок хранения, в течение которого их нельзя уничтожать. С этими обстоятельствами связана масса неудобств, которые может решить сдача документов в архив:

• бумажная пыль;
• папки занимают много места;
• нужна физическая сила, чтобы перемещать эти бумаги;
• трудно оптимизировать архив;
• сложно осуществлять управление документами;
• невозможно следить за их своевременным уничтожением.

Компания ОРБ Компания ОРБ предоставляет услуги по организации оперативного хранения документов. Передача документации на такое хранение дает множество плюсов.

Экономия денежных средств

Организация оперативного архивного хранения документов требует гораздо меньше затрат, чем стоимость аренды, выплачиваемой за офисное пространство, используемое под архивное хранение дел. Многие компании уже оценили, насколько удобна сдача документов в архив компании ОРБ. ОРБ. Передача дел на депозитарное хранение позволяет получить свободное пространство в офисе, которое может быть использовано более рационально.

Не нужен дополнительный персонал

Передача бухгалтерских документов на оперативное архивное хранение сторонним специалистам дает не только возможность избавиться от кучи пыльных бумаг, но и избавляет от дополнительных затрат на наем нового персонала, например, бухгалтера или обучение для работы с архивом уже имеющегося. А оперативное хранение бухгалтерских документов избавляет от необходимости создавать свою собственную информационную службу безопасности.

Конфиденциальность хранимой информации

Услуги архивного хранения дел требуют соблюдения особых мер по обеспечению секретности. Бывает, что организация архивного хранения на предприятии не может гарантировать конфиденциальность и сохранность коммерческой тайны без дополнительных финансовых вложений. На помощь приходит служба внеофисного хранения документов, которая тщательно следит за соблюдением полной конфиденциальности данных. Передача документов на хранение производится так: все бумаги складывают в специальные коробки, помеченные лишь специальным штрих кодом, после чего они размещаются на стеллажах хранилища в случайном порядке.

В случае необходимости (например, хранение бухгалтерских документов, в том числе бухгалтерской отчетности) архивные коробки перед сдачей дел в архив можно опломбировать.

Быстрый и оперативный доступ к информации

Передача дел на внеофисное хранение подразумевает не только конфиденциальность, но и оперативность. Управление архивным хранением документов осуществляется оперативно благодаря нанесенным на коробки перед сдачей дел в архив штрих кодам. Специальная компьютерная программа клиентского доступа к документам позволяет оперативно, четко и без потерь произвести их выдачу клиенту.

Компания ОРБ не просто осуществляет услуги хранения бухгалтерских бумаг, мы предлагаем нашим клиентам надежность и качество!