Хранение документов
Архивное хранение документов – довольно сложная задача. Например, хранение бухгалтерских документов неудобно тем, что они имеют обязательный срок хранения, в течение которого их нельзя уничтожать. С этими обстоятельствами связана масса неудобств:
- бумажная пыль;
- папки занимают много места;
- нужна физическая сила, чтобы перемещать эти документы;
- трудно оптимизировать архив;
- сложно осуществлять управление документами;
- невозможно следить за их своевременным уничтожением.
Компания ОРБ предоставляет услуги по размещению бумаг. Передача документов на архивное хранение дает множество плюсов.
Экономия денежных средств
Организация архивного хранения документов требует гораздо меньше затрат, чем стоимость аренды, выплачиваемой за офисное пространство, используемое под архивное хранение. Многие компании предпочитают отдать занимающие свободное пространство бумаги на депозитарное размещение документов в компании ОРБ. Передача дел на архивное хранение позволяет получить свободное пространство в офисе, которое может быть использовано более рационально.
Не нужен дополнительный персонал
Передача документов на архивное хранение сторонним специалистам дает не только возможность избавиться от кучи пыльных документов, но и избавляет от дополнительных затрат на наем нового персонала или обучение для работы с архивом уже имеющегося. А такое хранение бухгалтерских документов избавляет от необходимости создавать свою собственную информационную службу безопасности.
Конфиденциальность хранимой информации
Услуги архивного хранения документов и дел требуют соблюдения особых мер по обеспечению секретности. Бывает, что организация архивного хранения документов на предприятии не может гарантировать конфиденциальность и сохранность коммерческой тайны без дополнительных финансовых вложений. На помощь приходит служба внеофисного хранения документов, которая тщательно следит за соблюдением полной конфиденциальности данных. Передача документов на хранение производится так: все бумаги складывают в специальные коробки, помеченные лишь специальным штрих кодом, после чего они размещаются на стеллажах хранилища в случайном порядке. В случае необходимости (например, хранение бухгалтерских документов) архивные коробки можно опломбировать.
Быстрый и оперативный доступ к информации
Передача дел на архивное хранение подразумевает не только конфиденциальность, но и оперативность. Управление архивным хранением документов оперативно благодаря нанесенным на коробки штрих кодам. Специальная компьютерная программа клиентского доступа к документам позволяет в самые короткие сроки, четко и без потерь произвести их выдачу клиенту.
Компания ОРБ не просто осуществляет услуги хранения бумаг, мы предлагаем нашим клиентам надежность и качество!